Strategi Menulis Kertas Kerja Yang Berkesan
a. Sebelum menulis
Sebelum menulis kertas kerja, beberapa perkara perlu anda fikirkan, antaranya:
i. Mengenal pasti audiens sasaran
Kenal pasti kumpulan sasaran yang akan menjadi pembaca kertas kertas tersebut. Siapakah khalayak langsung dan siapakah pula pembaca umum kertas kerja tersebut. Pertimbangan yang sewajarnya perlu diberi terhadap kedua-dua kumpulan tersebut khususnya kepada khalayak langsung kerana golongan inilah yang akan mencuba memahami idea yang hendak kita sampaikan dalam kertas kerja tersebut sebelum diluluskan.
ii. Mengenal pasti bentuk penulisan
Tujuan penulisan kertas kerja akan menentukan bentuk penulisan yang perlu digunakan. Jika kertas kerja itu bertujuan untuk meneroka bidang-bidang pengetahuan yang baru, penulisan kertas kerja berbentuk tinjauan sesuai digunakan. Penulisan yang berbentuk deskriptif pula sesuai digunakan bagi kertas kerja yang bertujuan untuk memberi penerangan. Untuk memberi penjelasan terperinci terhadap sesuatu kejadian yang berlaku, kertas kerja berbentuk penjelasan perlu digunakan. Manakala bagi kertas kerja yang bertujuan untuk mencadangkan tindakan-tindakan tertentu tulislah kertas kerja yang berbentuk perumusan.
iii. Mengenal pasti bahasa yang digunakan
Anda perlu mematuhi peraturan tatabahasa dan gaya penulisan yang betul semasa menghasilkan kertas kerja. Gaya penulisan yang baik perlu memenuhi ciri-ciri seperti berikut:
- Keseragaman
Ejaan, tanda baca dan cara menulis petikan hendaklah sentiasa tekal dalam sesebuah kertas kerja.
- Kebolehbacaan
Pilihlah perkataan, istilah, laras dan wacana yang sesuai dengan latar belakang pengetahuan dan pendidikan khalayak.
- Memenuhi kehendak pembaca
Gaya bahasa yang digunakan hendaklah bersahaja tetapi jelas agar pembaca dapat memahami kertas kerja yang hendak dikemukakan dengan cepat dan tepat.
iv. Mengenal pasti teknik penulisan
Bagi kertas kerja seminar, hendaklah ditaip langkau dua baris. Petikan yang terdapat dalam kertas kerja tersebut hendaklah ditaip lagkau sebaris dan dibubuh inden di kiri dan kanan. Panjang setiap kertas kerja seminar, seelok-eloknya tidak melebihi 4000 patah kata. Manakala bagi kertas kerja projek, hendaklah ditaip langkau sebaris. Panjang kertas kerja bergantung kepada keperluan satu-satu projek. Jika kertas kerja tersebut mengandungi banyak bahagian, sediakan lampiran untuk memperincikan butirannya.
v. Mengenal pasti bahagian-bahagian kertas kerja
Kenal pasti bahagian-bahagian yang perlu ada dalam kertas kerja yang anda akan hasilkan. Misalnya, bahagian sinopsis ialah ringkasan atau abstrak keseluruhan kertas kerja itu. Bahagian ini penting sebagai gambaran umum terhadap intisari utama kertas kerja. Lazimnya bahagian ini tidak melebihi 200 patah kata.
Bahagian pengenalan merupakan bahagian yang menerangkan latar belakang terhadap kandungan kertas kerja. Bahagian ini ditulis biasanya tidak melebihi 2 muka surat. Manakala bahagian isi pula merupakan bahagian yang sangat penting dalam sesuatu kertas kerja. Bahagian ini mengandungi huraian tajuk, keterangan, penjelasan dan sebagainya yang dipecahkan kepada beberapa bahagian atau tajuk kecil.
Akhir sekali ialah bahagian kesimpulan atau penutup yang merumuskan kandungan kertas kertas kerja. Saranan dan cadangan juga boleh dimasukkan dalam bahagian ini. Selain itu, kertas kerja juga mengandungi lampiran yang memuatkan bibiliografi, data-data, gambar rajah, glosari dan sebagainya.
vi. Mendapatkan maklumat penting yang berkaitan
Oleh sebab kertas kerja mengandungi banyak maklumat, dapatkan maklumat-maklumat awal yang berkaitan untuk dimasukkan dalam draf kertas kerja. Ini akan memudahkan anda menulis dan penulisan anda akan berjalan dengan lancar. Bagi kertas kerja seminar, buatlah rujukan kepustakaan atau berbincang dengan pakar manakala bagi kertas kerja projek anda perlu berhubung dengan pihak yang berkaiatan untuk mandapatkan maklumat tersebut.
b. Semasa Menulis
Setelah anda merangka kertas kerja dan mengumpulkan maklumat-maklumat awal yang diperlukan dalam kertas kerja itu, anda boleh mula menulis. Dari semasa ke semasa, anda perlu lakukan perkara berikut:
i. Sentiasa berbincang dengan pihak-pihak tertentu untuk mendapatkan idea tambahan
Semasa menghasilkan sesuatu kertas kerja, khususnya kertas kerja projek anda perlu sentiasa berbincang dengan rakan-rakan atau pihak-pihak yang berkaitan supaya anda boleh mendapatkan idea tambahan. Dengan ini kertas kerja yang akan anda hasilkan itu benar-benar mengandungi maklumat yang lengkap. Anda juga boleh menambah atau menggugurkan bahagian-bahagian tertentu supaya kertas kerja itu lengkap, ringkas dan padat. Selain itu, susunan bahagian-bahagian tertentu dalam kertas kerja dapat dibuat dengan teratur dan kemas.
ii. Gunakan laras dan wacana yang betul
Konsep komunikasi tulisan perlu difahami oleh seseorang penulis kertas kerja. Penggunaan laras dan wacana yang betul akan menjadikan komunikasi lebih berkesan. Ini termasuk penggunaan istilah-istilah yang tepat, ayat yang gramatis, gaya bahasa yang sesuai, di samping keberkesanan kertas kerja sebagai sebuah wacana yang utuh perlu diberi perhatian. Tautan (kohesi) dan runtutan (koheren) yang terdapat dalam kertas kerja akan memudahkan pembaca mengikuti aliran pemikiran yang cuba disampaikan oleh penulis.
c. Selepas menulis
Selepas kertas kerja siap ditulis, pastikan usaha menyemak dilakukan dengan teliti. Dengan melakukan penyemakan anda dapat memperbaiki bahagian-bahagian yang mungkin terdapat kesilapan terutama dari segi ejaan dan tatabahasanya. Anda juga boleh memperkemas isi kandungan kertas kerja sebelum dikemukakan atau dibentangkan. Mintalah bantuan rakan-rakan atau pihak-pihak tertentu untuk membuat semakan. Setelah anda benar-benar berpuas hati, barulah kertas kerja itu dikemukakan untuk kelulusan atau dibentangkan. Buatlah salinan untuk simpanan anda.
