Tarrif Kertas Kerja
Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada khalayak atau pihak-pihak tertentu. Khalayak perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Khalayak boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek ataupun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan. Dalam keadaan tertentu kertas kerja juga boleh dibentangkan kepada khalayak dalam bentuk lisan. Namun begitu, komunikasi lisan tersebut hanya berperanan menyampaikan maklumat yang memang telah disediakan dalam kertas kerja tersebut atau dengan kata lain menerangkan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu. Apa yang lebih penting ialah hasil penulisan kertas kerja itu sendiri.
3.3 Jenis-Jenis Kertas Kerja [A]
Terdapat pelbagai jenis kertas kerja yang dihasilkan. Namun secara umumnya, kertas kerja dapat dibahagikan kepada dua, iaitu:
a. Kertas Kerja Seminar
Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar. Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidang-bidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah mereka yang hadir dalam pembentangan yang dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak biasanya mereka yang memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami.
b. Kertas Kerja Projek
Manakala kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan mendapat gambaran lengkap tentang bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan / kekangan itu dapat diatasi. Bergantung kepada tujuan penulisannya, kertas kerja ini dapat dibahagikan kepada beberapa jenis, antaranya ialah:
- Kertas kerja perniagaan
- Kertas kerja lawatan
- Kertas kerja program
- Kertas kerja perkhemahan
- Kertas kerja hari keluarga
- Kertas kerja sukan
3.4 Format Menulis Kertas Kerja [A]
Untuk menghasilkan kertas kerja terdapat pelbagai kaedah dan format yang boleh digunakan. Sebenarnya format penulisan kertas kerja bergantung kepada beberapa faktor/perkara antara lain ialah apa tujuannya, siapa khalayaknya, bagaimana penyampaiannya, apakah isi kandungannya dan lain-lain. Walau bagaimanapun terdapat format umum yang boleh dikuti oleh penulis sebagai panduan menyediakan kertas kerja. Bagi penulisan sesuatu kertas kerja, apa yang penting ialah ketekalan bentuk penulisannnya. Antara format umum penulsan kerja kerja:
a. Format Kertas Kerja Seminar
• Tajuk
• Nama / Nama-nama pembentang kertas kerja
• Nama institusi
• Abstrak (Sinopsis/Ringkasan)
• Pengenalan
• Sorotan kajian
• Metodologi
• Analisis data / Dapatan
• Rujukan
• Lampiran
b. Format Kertas Kerja Projek
• Tajuk
• Latar belakang / Rasional
• Objektif / Matlamat
• Jangka masa yang diperlukan
• Kumpulan sasaran
• Andaian-andaian halangan
• Anggaran belanjawan
• Penubuhan jawatankuasa
• Menentukan jadual tugas
• Pelaksanaannya
Walaupun terdapat format umum penulisan kertas kerja yang boleh menjadi rujukan, sebagaimana yang telah dinyatakan, anda perlu melakukan penyesuaian supaya kertas kerja yang dihasilkan benar-benar menepati tujuan dan dapat mencapai objektifnya. Ingatlah bahawa penulisan perlu teliti dan lengkap dengan semua maklumat yang diperlukan.
3.5 Ciri-ciri Penulisan Kertas Kerja Yang Baik [A]
Untuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan ciri-ciri penulisan tertentu. Antara lain, ciri-ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah:
i. Penggunaan bahasa yang baik.
Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, pemakaian imbuhan perkataan yang tepat dan pemilihan kosa kata sesuai mengikut kmonteks dan situasi perlu diberi perhatian oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran kepada pembaca untuk memahami apa yang ingin dimaksudkan. Tahap penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan apa yang sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut. Dalam penggunaan bahasa, penulis perlu memikirkan pemilihan kata dan ayat yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut:
• Kejelasan
• Kekhususan
• Ketepatan
• Kesesuaian
• Elakkan ulangan yang tidak perlu
ii. Ringkas, tepat dan padat.
Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami apa yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas, tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut.
iii. Penggunaan laras yang betul
Laras bahasa ialah variasi bahasa yang mempunyai cirri-ciri khusus dalam penggunaannya mengikut bidang. Hal ini termasuk pemilihan kata, frasa, ayat, khalayak dan bidang yang diperkatakan. Walaupun pada umumnya penulisan kertas kerja menggunakan laras bahasa formal, namun dalam penghasilan kertas kerja tertentu penggunaan laras yang betul amat penting. Semasa menghasilkan kertas kerja seminar misalnya, penggunaan laras yang tepat mengikut bidang akan memudahkan khalayak memahami maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. Manakala bagi kertas kerja projek pula, laras bahasa umum sering digunakan. Oleh sebab itu, penulis juga perlu membuat pertimbangan tentang khalayaknya sebelum menulis.
iv. Keutuhan wacana dalam tulisan.
Wacana merupakan satu satuan bahasa terlengkap dengan koheren dan kohesi tinggi yang berkesinambungan. Oleh sebab banyak maklumat yang terdapat dalam kertas kerja, maklumat itu perlu disusun sesuai dengan urutannya supaya idea yang ingin disampaikan dapat dipersembahkan secara teratur. Pertalian antara satu maklumat dengan yang lain akan menampakkan satu pola atau keseluruhan kertas kerja. Dengan itu pembaca akan mudah memahami idea yang ingin disampaikan. Selain itu, pemilihan kata dan susunan ayat yang digunakan dalam kertas kerja juga akan memperlihatkan kertas kerja itu sebagai satu kesatuan yang utuh.
v. Ketekalan penulisan.
Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan. Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis dalam format yang sama terutama daripada segi membuat indent atau jarak tepi. Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja tersebut akan kelihatan kemas.
vi. Penomboran yang sesuai.
Penomboran juga penting dalam penulisan kertas kerja kerana terdapat beberapa tajuk kecil yang perlu ada dalam satu kertas kerja. Penulis perlu menyusun maklumat dengan susunan yang sesuai dan memberikan penomboran. Penulis perlu memikirkan pembahagian tajuk-tajuk kecil tersebut supaya tidak terlalu banyak tajuk kecil yang disenaraikan. Begitu juga pecahan-pecahan bagi tajuk kecil tersebut. Berilah penomboran yang sesuai supaya bahagian-bahagain tertentu mudah dirujuk.
vii. Maklumat yang lengkap.
Kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lgi kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat menjawab persoalan-persoalan yang berkaitan. Jika maklumat yang perlu tidak terdapat dalam kertas kerja mungkin penulis perlu melakukan penambahbaikan agar kertas kerja yang akan dikemukakan mendapat kelulusan.
viii. Kepanjangan yang sesuai.
Sesebuah kertas kerja yang baik tidak semestinya panjang. Bergantung kepada tujuan, khalayak, perkara yang diperkatakan, peruntukan kewangan dan sebagainya, penulis boleh merangka kepanjangan yang sesuai bagi kertas kerja tersebut. Bagi tajuk-tajuk tertentu, kertas kerja yang disediakan tidak perlu panjang kerana khalayak mudah memahaminya sedangkan mungkin untuk tajuk-tajuk yang lain penulis perlu memberi penjelasan yang lebih terperinci. Panjang atau pendek sesuatu kertas kerja bergantung kepada jenis kertas kerja dan tujuannya.
Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak terlalu panjang atau tebal.
