Konsep Menyampaikan Maklumat
Apabila kita memperkatakan tentang konsep menyampaikan maklumat, pada waktu sama kita sebenarnya tidak boleh lari daripada membicarakan tentang konsep komunikasi. Noresah Baharum et al. (2000) mentakrifkan ‘menyampaikan’ sebagai membawa dan menyerahkan, mengirimkan, memberikan atau mengunjukkan kepada. Manakala maklumat bermaksud makluman, pemberitahuan dan pengumuman.
Konsep 4M seperti yang dikemukakan oleh Eddy Rosyadie (2007) untuk pengucapan awam sesuai untuk diaplikasikan ke dalam konsep penyampaian maklumat yang berkesan. 4M tersebut ialah memahami, menghayati, menghafal dan melafaz. ‘Memahami’ adalah merujuk kepada tahap ‘faham’ pengucap tentang topik yang hendak disampaikan, manakala ‘menghayati’ merujuk kepada tahap penghayatan topik dengan penuh emosi. ‘Menghafal’ pula berkait rapat dengaan ketajaman fikiran dan kelancaran pengucap. Akhir sekali ‘melafaz’ bermaksud mengeluarkankan perkataan-perkataan dengan penuh yakin.
Justeru itu menyampaikan maklumat bermaksud proses memindah pelbagai bentuk berita, pengumuman atau makluman daripada pemberi maklumat kepada pihak kedua, iaitu penerima maklumat secara lisan atau bertulis. Pemberi maklumat perlu memahami topik yang hendak disampaikan, menghayati, menghafal seterusnya melafazkan perkataan yang hendak disampaikan dengan yakin. Terbahagi kepada dua jenis iaitu penyampaian maklumat secara lisan, dan penyampaian maklumat secara bertulis.
1.1.1 Menyampai maklumat secara lisan
Menyampaikan maklumat secara lisan melibatkan dua proses iaitu bertutur dan mendengar. Kamarudin Husin (1999) mentakrifkan lisan sebagai percakapan atau pertuturan iaitu satu kegiatan melahirkan bahasa melalui suara atau sebutan. Manakala proses mendengar pula dibahagikan kepada empat peringkat, iaitu mendengar deretan bunyi bahasa, memahami bunyi tersebut, menilai bunyi, dan bertindak terhadap bunyi. Justeru, menyampaikan maklumat secara lisan bermaksud melahirkan pengucapan atau idea melalui mulut dalam bentuk suara mengandungi perkataan yang ditutur terus kepada penerima maklumat atau khalayak menerusi pendengaran.
1.1.2 Menyampai maklumat secara bertulis
Menyampai maklumat secara bertulis bermaksud idea yang terjana dalam minda, ditulis secara sistematik dalam bentuk huruf dan menggunakan kemahiran bacaan untuk tujuan memahami mesej yang ingin diketengahkan. Berlaku tanpa menggunakan sebarang perkataan yang ditutur secara lisan dan mempunyai kandungan yang boleh menunjukkan maksud yang tersirat. Antaranya surat, memo, akhbar, e-mail dan pekeliling.
1.2 Cara Penyampaian Maklumat Secara Lisan
Terdapat sepuluh cara menyampaikan maklumat yang berkesan secara lisan, iaitu pengumuman, pembentangan kertas kerja, pengacaraan majlis, pembentangan laporan, pengucapan awam, pidato, ucapan, syarahan, taklimat, dan ceramah. Kesemuanya cara penyampaian maklumat secara lisan ini akan diterangkan berdasarkan bab-bab tertentu beserta contoh untuk tujuan pemahanan. Walau bagaimanapun di bawah ini dijelaskan secara ringkas takrif kesemua cara-cara menyampaikan maklumat secara lisan seperti yang dinyatakan.
1.2.1 Pengumuman
Menyampaikan pengumuman ialah satu proses menyalurkan pemberitahuan atau makluman kepada orang ramai sama ada secara lisan atau tulisan yang dibuat melalui media cetak atau media elektronik.
1.2.2 Pembentangan kertas kerja
Merujuk kepada individu yang mempersembahkan kertas kerja untuk sesuatu program atau seminar yang dijalankan. Seorang pembentang boleh memilih membaca kertas kerja yang dibentangkan sekiranya kertas kerja tersebut memerlukan penelitian setiap ahli yang hadir. Setiap kertas kerja yang memerlukan penelitian sepatutnya telah diserahkan lebih awal untuk dibaca oleh ahli mesyauarat. Dan pembentangan yang baik biasanya memerlukan pembentang menyediakan alat bantu bagi membolehkan setiap ahli mengikuti hujah yang disampaikan.
1.2.3 Pengacaraan majlis
Pengacaraan majlis merujuk kepada keadaan di mana seorang individu yang ditugaskan untuk mengendalikan perjalanan acara-acara dalam sesuatu majlis, persembahan atau pertunjukan. Pengacara juga disebut juruacara yang merujuk kepada orang yang memimpin sesuatu majlis. Majlis pula ialah perjumpaan yang mengumpulkan orang ramai sama ada bersifat keramaian mahupun sambutan yang diadakan untuk sesuatu tujuan. Dua perkataan tersebut digabungkan menjadi kata majmuk yang membentuk ’pengacara majlis’.
1.2.4 Pembentangan laporan
Pembentangan laporan dikendalikan oleh seorang yang ditugaskan untuk menyampaikan maklumat, melaporkan penemuan, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara untuk pembaca tertentu atau yang berkenaan. Perkara yang dilaporkan itu boleh berbentuk laporan penemuan baharu, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara.
1.2.5 Pengucapan awam
Menyampaikan taklimat bermaksud proses menghantar mesej oleh seorang pengirim kepada sekumpulan pendengar atau khalayak. Pengucapan awam yang berkesan berlaku apabila wujudnya proses perpindahan idea dan perasaan daripada pengucap kepada pendengarnya. Kebolehan berkomunikasi seperti ini merupakan satu kelebihan dan kekuatan kepada pemiliknya kerana berkeupayaan mempengaruhi pemikiran dan tingkahlaku pendengar ke satu arah yang dihasratkan oleh pengucap.
1.2.6 Berpidato
Berpidato adalah aktiviti menyampaikan ucapan dengan susunan kata yang baik oleh seorang individu yang berwibawa kepada sekumpulan khalayak. Pidato yang baik dapat memberikan suatu kesan positif kepada orang yang mendengar pidato tersebut . Pidato disampaikan secara individu kepada khalayak bagi meyakinkan khalayak berkenaan sesuatu tajuk. Pidato disampaikan secara sehala dalam satu masa yang ditetapkan.
1.2.7 Ucapan
Menyampaikan ucapan merupakan aktiviti berucap, dilakukan oleh seorang individu yang diyakini kebolehannya dan telah diberikan mandat. Ucapan yang disampaikan akan melibatkan proses penglahiran idea secara lisan yang diujarkan berdasarkan tema atau agenda sesuatu majlis. Dalam hal ini tugas pengucap lebih bersifat individu kepada khalayak.
1.2.8 Syarahan
Menyampaikan syarahan ialah satu proses membicarakan sesuatu topik oleh orang yang diyakini dan berpengetahuan secara lisan kepada sekumpulan khalayak. Syarahan yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik dan sosial.
1.2.9 Taklimat [
Menyampaikan taklimat bermaksud proses memberikan penerangan atau arahan yang perlu secara ringkas tentang sesuatu perkara kepada sekumpulan khalayak oleh orang yang diberi tanggung jawab serta diyakini.
1.2.10 Menyampaikan ceramah
Merupakan aktiviti berceramah oleh individu yang mahir bukan sahaja subjek yang diperkatakan tetapi juga perlu mahir dalam aspek penyampaian. Ceramah yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik, dan sosial.
