Definisi Pengumuman
Pengumuman berasal daripada kata ‘umum’ yang membawa maksud secara keseluruhan, bersifat menyeluruh atau mengenai keseluruhan sesuatu. Kata pengumuman pula bermaksud perihal (perbuatan dan sebagainya) mengumumkan, pemberitahuan kepada orang ramai atau pemakluman. Menurut Ab. Rahman Ab. Rashid & Yap, (2002) pengumuman ialah pemberitahuan atau pemakluman yang ditujukan kepada orang ramai. Manakala Arbak Othman (1995) pula menyatakan bahawa pengumuman ialah hal yang disebarkan atau makluman. Pengumuman ini bertujuan menyampaikan atau memberitahu maklumat tentang sesuatu perkara kepada orang banyak. Walaupun pengumuman dibuat dan ditujukan kepada pendengar secara keseluruhan tetapi kebiasaannya bukan semua orang terlibat atau menjadi kumpulan sasaran berkenaan dengan perkara yang diumumkan itu.
Pengumuman kerap dibuat secara lisan menggunakan pembesar suara atau disiarkan melalui media massa seperti radio atau televisyen. Namun bukan semua pengumuman berbentuk lisan. Ada juga pengumuman yang dibuat dalam bentuk teks dan disiarkan dalam akhbar, majalah dan lain-lain media. Dalam perkembangan teknologi maklumat, pengumuman juga boleh disebarkan melalui internet. Yang penting, pengumuman dapat disebarkan kepada sebanyak mungkin orang agar lebih banyak individu yang menjadi sasaran pengumuman itu dapat menerima maklumat yang hendak disampaikan.
2.3 Jenis-Jenis Pengumuman
a. Pengumuman Lisan
Pengumuman lisan ialah pengumuman secara langsung daripada penyampai sama ada menggunakan alat pembesar suara atau tidak. Pengumuman lisan ini juga boleh dirakam terlebih dahulu. Dalam pengumuman lisan, telinga mendengar gelombang bunyi-bunyi bahasa yang diucapkan dan disalurkan ke otak untuk diproses bagi memahami mesej atau maklumat yang hendak disampaikan. Sebagai salah satu bentuk komunikasi, pengumuman lisan perlu dibuat menggunakan perkataan dan ayat ringkas, padat dan sejelas mungkin. Ayat yang terlalu panjang menyukarkan pendengar memahami mesejnya. Dalam komunikasi berbentuk lisan, setiap kata yang telah diucapkan akan hilang dan tidak dapat diulang dengar. Jika ayat terlalu panjang, ingatan terhadap perkataan yang telah diucapkan terlebih dahulu mungkin menyukarkan pendengar memahami ayat itu secara keseluruhannya.
b. Pengumuman Bertulis
Selain secara lisan, pengumuman juga disampaikan kepada khalayak secara bertulis. Ini bermaksud maklumat yang ingin disampaikan hanya dapat diperoleh dan difahami oleh khalayak melalui pembacaan. Seperti pengumuman lisan, pengumuan bertulis juga perlu dibuat dalam bentuk yang padat, ringkas dan mudah difahami. Teks pengumuman boleh ditampal di tempat-tempat yang dijangkakan sering dikunjungi oleh kumpulan sasaran. Selain itu, teks pengumuman juga boleh disiarkan dalam media massa seperti akhbar, majalah atau media elektronik seperti televisyen, paparan matriks, paparan kristal cecair (LCD), dan sebaginya. Penggunaan media massa sebagai alat menyampaikan pengumuman dibuat jika pengumuman itu melibatkan lebih banyak khalayak yang menjadi kumpulan sasaran atau kedudukan kumpulan sasaran memang tidak diketahui langsung. Pengumuman bertulis perlu dengan cara yang dapat menarik perhatian pembaca. Jika tidak pengumuman itu mungkin tidak akan dibaca oleh orang ramai.
2.4 Format Menulis Pengumuman
a. Format Umum
Sama seperti penulisan karangan biasa, pengumuman juga tidak akan lengkap jika tidak mengandungi bahagian-bahagian pengenalan, isi dan penutup.
• Pendahuluan
Maklumat yang terkandung dalam bahagian pendahuluan biasanya maklumat umum. Maklumat ini mungkin berguna sebagai pengetahuan am sahaja kepada semua pendengar. Berdasarkan maklumat yang terkandung dalam bahagian ini, kumpulan sasaran mungkin belum dapat bertindak balas atau mengambil tindakan tertentu. Bahagian pendahuluan ini penting kerana semasa penyampaian bahagian ini, orang ramai akan mula memberi perhatian atau tumpuan untuk mendengar pengumuman seterusnya. Bahagian pengenalan biasanya menggunakan ayat-ayat pembuka seperti contoh berikut:
a) Dengan ini kami umumkan...
b) Satu kejadian tanah runtuh telah berlaku di....
c) Berdasarkan .... Dengan ini kami umumkan bahawa...
Selain itu, ucapan bertatasusila untuk menunjukkan kesantunan berbahasa seperti ucapan Selamat pagi, Asalammulaikum, Salam sejahtera dan kata-kata sapaan atau panggilan kepada orang ramai seperti Tuan-tuan dan puan-puan atau pengenalan kumpulan sasaran pengumuman tersebut seperti Kepada semua pelajar Semester 1 PISMP, Kepada semua penumpang Bas Ekspres Sinaran, dan lain-lain juga termasuk dalam bahagian pengenalan pengumuman.
• Isi
Bahagian ini merupakan bahagian yang penting dalam sesuatu pengumuman. Dalam bahagian inilah maklumat sebenar yang ingin disampaikan kepada kumpulan sasaran. Setelah mendengar dan memahami pengumuman itu, kumpulan sasaran diharap akan mendapat maklumat penting pengumuman itu. Bahagian isi perlu mengandungi maklumat yang cukup untuk jika pengumuman bertujuan agar kumpulan sasaran bertindak balas. Jika maklumat yang diberi tidak lengkap, sukarlah mereka yang terlibat mengambil tindakan yang sewajarnya. Berikut ialah contoh ayat bahagian isi:
a) Kepada para pemenang, diharapkan dapat mengambil hadiah masing-masing pada ....
b) Para pelajar yang berminat diminta segera mendaftar di....
c) Orang ramai yang ingin mendapatkan borang permohonan bolehlan mendaftar di...
• Penutup
Bahagian penutup menandakan berakhirnya sesuatu pengumuman itu. Biasanya ucapan terima kasih digunakan.
a) Terima kasih atas perhatian tuan-tuan dan puan-puan.
b) Demikian yang dapat kami sampaikan.
c) Harap maklum. Terima kasih.
b) Format Khusus Pengumuman Lisan
Pengumuman lisan, secara umumnya perlu mengandungi maklumat berikut:
- Kumpulan sasaran
- Tujuan atau agenda
- Tarikh
- Masa
- Lokasi / Tempat
Walau bagaimanapun, kandungan maklumat dalam sesuatu pengumuman juga bergantung kepada tujuan pengumuman. Mungkin ada maklumat tambahan yang perlu dimaklumkan dalam pengumuman tersebut.
Contoh: Pengumuman Pemberitahuan
Perhatian kepada Saudara Abd Rahim bin Ismail dari Unit PISMP Semester 2 (kumpulan sasaran). Anda dikehendaki berjumpa En. Izan Yusof (tujuan), pada 11 Januari 2011 (tarikh) pada pukul 3 petang (masa) di Pejabat HEP (lokasi).
Perhatian kepada pemilik kenderaan bernombor NCJ 996 (kumpulan sasaran). Sila alihkan kenderaan anda (tujuan) sekarang (masa) kerana mengganggu lalu lintas. Terima kasih.
Contoh : Pengumuman Sebaran
Perhatian kepada orang ramai (kumpulan sasaran). Anda dijemput hadir beramai-ramai ke pusat jualan peralatan komputer tahunan (tujuan) pada 31 Disember 2010 (tarikh), dari jam 9 pagi hingga 10.30 malam (masa) bertempat di perkarangan Kompleks Beli Belah Centre Points, Seremban (lokasi).
c. Format Khusus untuk Pengumuman Bertulis
Sama seperti pengumuman lisan, pengumuman bertulis juga secara umumnya perlu mengandungi maklumat berikut:
- Tajuk
- Kumpulan sasaran
- Tujuan atau agenda
- Tarikh
- Masa
- Lokasi / Tempat
- Sumber pengumuman
Oleh sebab mesej daripada pengumuman bertulis diperoleh melalui pembacaan maka lebih banyak maklumat tambahan/terperinci dapat dimasukkan dalam teks pengumuman berbanding pengumuman lisan. Isi kandungan pengumuman bertulis juga bergantung kepada tujuan pengumuman itu dibuat.
