Nota BM Kontekstual - Menulis kertas kerja yang baik

Strategi Menulis Kertas Kerja Yang Berkesan

a. Sebelum menulis
Sebelum menulis kertas kerja, beberapa perkara perlu anda fikirkan, antaranya:

i. Mengenal pasti audiens sasaran
Kenal pasti kumpulan sasaran yang akan menjadi pembaca kertas kertas tersebut. Siapakah khalayak langsung dan siapakah pula pembaca umum kertas kerja tersebut. Pertimbangan yang sewajarnya perlu diberi terhadap kedua-dua kumpulan tersebut khususnya kepada khalayak langsung kerana golongan inilah yang akan mencuba memahami idea yang hendak kita sampaikan dalam kertas kerja tersebut sebelum diluluskan.

ii. Mengenal pasti bentuk penulisan
Tujuan penulisan kertas kerja akan menentukan bentuk penulisan yang perlu digunakan. Jika kertas kerja itu bertujuan untuk meneroka bidang-bidang pengetahuan yang baru, penulisan kertas kerja berbentuk tinjauan sesuai digunakan. Penulisan yang berbentuk deskriptif pula sesuai digunakan bagi kertas kerja yang bertujuan untuk memberi penerangan. Untuk memberi penjelasan terperinci terhadap sesuatu kejadian yang berlaku, kertas kerja berbentuk penjelasan perlu digunakan. Manakala bagi kertas kerja yang bertujuan untuk mencadangkan tindakan-tindakan tertentu tulislah kertas kerja yang berbentuk perumusan.

iii. Mengenal pasti bahasa yang digunakan
Anda perlu mematuhi peraturan tatabahasa dan gaya penulisan yang betul semasa menghasilkan kertas kerja. Gaya penulisan yang baik perlu memenuhi ciri-ciri seperti berikut:
- Keseragaman
Ejaan, tanda baca dan cara menulis petikan hendaklah sentiasa tekal dalam sesebuah kertas kerja.
- Kebolehbacaan
Pilihlah perkataan, istilah, laras dan wacana yang sesuai dengan latar belakang pengetahuan dan pendidikan khalayak.
- Memenuhi kehendak pembaca
Gaya bahasa yang digunakan hendaklah bersahaja tetapi jelas agar pembaca dapat memahami kertas kerja yang hendak dikemukakan dengan cepat dan tepat.

iv. Mengenal pasti teknik penulisan
Bagi kertas kerja seminar, hendaklah ditaip langkau dua baris. Petikan yang terdapat dalam kertas kerja tersebut hendaklah ditaip lagkau sebaris dan dibubuh inden di kiri dan kanan. Panjang setiap kertas kerja seminar, seelok-eloknya tidak melebihi 4000 patah kata. Manakala bagi kertas kerja projek, hendaklah ditaip langkau sebaris. Panjang kertas kerja bergantung kepada keperluan satu-satu projek. Jika kertas kerja tersebut mengandungi banyak bahagian, sediakan lampiran untuk memperincikan butirannya.

v. Mengenal pasti bahagian-bahagian kertas kerja
Kenal pasti bahagian-bahagian yang perlu ada dalam kertas kerja yang anda akan hasilkan. Misalnya, bahagian sinopsis ialah ringkasan atau abstrak keseluruhan kertas kerja itu. Bahagian ini penting sebagai gambaran umum terhadap intisari utama kertas kerja. Lazimnya bahagian ini tidak melebihi 200 patah kata.

Bahagian pengenalan merupakan bahagian yang menerangkan latar belakang terhadap kandungan kertas kerja. Bahagian ini ditulis biasanya tidak melebihi 2 muka surat. Manakala bahagian isi pula merupakan bahagian yang sangat penting dalam sesuatu kertas kerja. Bahagian ini mengandungi huraian tajuk, keterangan, penjelasan dan sebagainya yang dipecahkan kepada beberapa bahagian atau tajuk kecil.

Akhir sekali ialah bahagian kesimpulan atau penutup yang merumuskan kandungan kertas kertas kerja. Saranan dan cadangan juga boleh dimasukkan dalam bahagian ini. Selain itu, kertas kerja juga mengandungi lampiran yang memuatkan bibiliografi, data-data, gambar rajah, glosari dan sebagainya.

vi. Mendapatkan maklumat penting yang berkaitan
Oleh sebab kertas kerja mengandungi banyak maklumat, dapatkan maklumat-maklumat awal yang berkaitan untuk dimasukkan dalam draf kertas kerja. Ini akan memudahkan anda menulis dan penulisan anda akan berjalan dengan lancar. Bagi kertas kerja seminar, buatlah rujukan kepustakaan atau berbincang dengan pakar manakala bagi kertas kerja projek anda perlu berhubung dengan pihak yang berkaiatan untuk mandapatkan maklumat tersebut.


b. Semasa Menulis
Setelah anda merangka kertas kerja dan mengumpulkan maklumat-maklumat awal yang diperlukan dalam kertas kerja itu, anda boleh mula menulis. Dari semasa ke semasa, anda perlu lakukan perkara berikut:

i. Sentiasa berbincang dengan pihak-pihak tertentu untuk mendapatkan idea tambahan
Semasa menghasilkan sesuatu kertas kerja, khususnya kertas kerja projek anda perlu sentiasa berbincang dengan rakan-rakan atau pihak-pihak yang berkaitan supaya anda boleh mendapatkan idea tambahan. Dengan ini kertas kerja yang akan anda hasilkan itu benar-benar mengandungi maklumat yang lengkap. Anda juga boleh menambah atau menggugurkan bahagian-bahagian tertentu supaya kertas kerja itu lengkap, ringkas dan padat. Selain itu, susunan bahagian-bahagian tertentu dalam kertas kerja dapat dibuat dengan teratur dan kemas.


ii. Gunakan laras dan wacana yang betul
Konsep komunikasi tulisan perlu difahami oleh seseorang penulis kertas kerja. Penggunaan laras dan wacana yang betul akan menjadikan komunikasi lebih berkesan. Ini termasuk penggunaan istilah-istilah yang tepat, ayat yang gramatis, gaya bahasa yang sesuai, di samping keberkesanan kertas kerja sebagai sebuah wacana yang utuh perlu diberi perhatian. Tautan (kohesi) dan runtutan (koheren) yang terdapat dalam kertas kerja akan memudahkan pembaca mengikuti aliran pemikiran yang cuba disampaikan oleh penulis.

c. Selepas menulis
Selepas kertas kerja siap ditulis, pastikan usaha menyemak dilakukan dengan teliti. Dengan melakukan penyemakan anda dapat memperbaiki bahagian-bahagian yang mungkin terdapat kesilapan terutama dari segi ejaan dan tatabahasanya. Anda juga boleh memperkemas isi kandungan kertas kerja sebelum dikemukakan atau dibentangkan. Mintalah bantuan rakan-rakan atau pihak-pihak tertentu untuk membuat semakan. Setelah anda benar-benar berpuas hati, barulah kertas kerja itu dikemukakan untuk kelulusan atau dibentangkan. Buatlah salinan untuk simpanan anda.

Nota Literasi BM - Postur badan

Kepentingan Postur Badan, Pegangan Pensel dan Kedudukan Kertas, Kerusi dan Meja

Postur Badan
Apa itu postur badan? Postur badan bermaksud kedudukan atau posisi badan murid semasa menulis. Sepatutnya murid-murid perlu menikmati keselesaan semasa menulis. Adalah menjadi tugas dan kewajipan guru untuk menunjukkan kepada murid-murid postur badan yang betul semasa menulis, cara pegangan pensel, kedudukan kertas, kerusi dan meja sebelum mereka mula menulis. Justeru, bimbinglah murid-murid supaya menulis berdasarkan ciri-ciri berikut, iaitu:

(a) Aktiviti menulis perlu dijalankan di atas meja. Terdapat dalam keadaan tertentu, seorang murid gemar untuk meniarap di atas lantai semasa menulis. Cara ini sebenarnya tidak betul dan jika diteruskan akan menyebabkan tulisan murid menjadi tidak cantik dan kemas. Kesan lain ialah berasa sakit pada bahagian bahu dan sendi lengan kerana terpaksa menampung berat badan semasa menulis.
(b) Letakkan tangan di atas meja semasa menulis. Tangan kanan dan kiri sebenarnya saling membantu antara satu sama lain semasa menulis. Jika tangan kanan memegang pensel dan tulis, maka tangan kiri pula akan memegang bahagian tertentu pada bahagian buku atau kertas yang digunakan.
(c) Kedudukan badan murid-murid perlu sedikit ke hadapan semasa menulis. Selain untuk keselesaan murid, cara ini juga membantu mereka memberikan tumpuan dan fokus kepada bahan yang ditulis.

Cara Memegang Pensel
Ada tiga cara memegang pensel yang betul, iaitu:
(a) Pastikan murid memegang pensel menggunakan ibu jari dan jari telunjuk.
(b) Kemudian kedua-dua jari tersebut disokong pula dengan jari tengah.
(c) Jarak jari hendaklah lebih kurang 3 cm dari hujung mata pensel atau kertas yang digunakan.

Pentingnya Memegang Pensel yang Betul
(a) Tulisan menjadi cantik
Menurut Levine (1987), cara memegang alat tulis akan mempengaruhi bentuk tulisan yang dihasilkan oleh murid. Kelemahan dalam motor halus menyebabkan kanak-kanak menghadapi kesukaran memegang pensel, memasang butang baju dan memasang manik. Kanak-kanak yang menghadapi dyspraxia motor halus menunjukkan kelemahan dalam koordinasi motor.

(b) Cengkaman pensel menjadi kuat
Masalah dyspraxia motor halus menyebabkan ketidaktentuan cengkaman pada alat tulis (Levine, 1987). Kanak-kanak ini tidak berupaya mengawal saraf ketika memegang dan menggerakkan pensel secara stabil. Kanak-kanak yang tidak menggunakan motor halus ketika menulis menyebabkan cengkaman pensel yang tidak kuat. Mereka sebenarnya menggunakan lengan dan pergelangan tangan dan bukannya jari untuk menulis.

(c) Elakkan kecederaan semasa menulis
Cengkaman yang terlalu kuat pada alat tulis dan jari yang terlalu dekat dengan mata pensel menimbulkan kesakitan kepada kanak-kanak. Mengikut Levine (1987), semua ini merupakan faktor yang menyumbang kepada pembentukan huruf yang kurang cantik.

(d) Penulisan menjadi lancar
Levine (1987) menegaskan cara kanak-kanak memegang pensel dengan cengkaman yang kurang kemas menyebabkan pergerakan pensel menjadi tidak licin (lancar).

(e) Minat untuk terus menulis
Kanak-kanak yang mempunyai masalah kinestetik biasanya mencengkam pensel secara kuat dengan meletakkan ibu jari di atas jari telunjuk dan jari hantu ketika memegang alat tulis. Kanak-kanak begini tidak gemar menulis kerana aktiviti ini menjadi pengalaman yang menyakitkan bagi mereka.

Kedudukan Kertas
(a) Jika menulis menggunakan tangan kanan, kedudukan kertas hendaklah disengetkan sedikit ke kiri sambil kedudukan tangan kiri memegang penjuru atas kiri.
(b) Bagi murid yang menulis menggunakan tangan kiri pula, kedudukan kertas hendaklah disengetkan sedikit ke kanan, manakala tangan kanan memegang penjuru atas kanan.

Keadaan Kerusi dan Meja
(a) Murid-murid perlu dilatih supaya memijak lantai semasa menulis. Kedua-dua belah kaki perlu sampai ke lantai dan bukannya tergantung. Jenis kerusi yang diduduki murid di dalam bilik darjah penting bukan sahaja dari aspek keselesaan tetapi juga peranannya semasa murid menulis.
(b) Sebaik-baiknya murid-murid yang bersaiz kecil seperti murid-murid Tahap Satu perlu dibekalkan kerusi rendah supaya kedua-dua belah kakinya mencecah lantai sewaktu menulis.

Warga SK Daching mesra dan ramah

Pada 26 Januari 2011 yang lalu, saya bersama dua pensyarah JPM telah mengadakan lawatan inovasi ke SK Kampong Daching, Lenggeng. Tujuan lawatan adalah menguji rintis bahan inovasi yang dibina dari bahan terbuang (bekas telur) menjadi bahan batu mengajar untuk kegunaan murid tahap satu di sekolah rendah. Menariknya sepanjang kunjungan kami, warga SK Kg. Daching bermula dari guru besar, guru, murid dan ibu bapa semuanya baik-baik belaka, mesra dan ramah. Tahniah buat semua yang terlibat, terutama En. Amran Bakar yang memudahkan urusan komunikasi.

Nota BM Literasi - Konsep Penulisan

Definisi dan Konsep Penulisan

Menulis ditakrifkan sebagai proses penghasilan simbol-simbol grafik yang disusun berdasarkan pertuturan yang membentuk perkataan dan seterusnya disusun menjadi ayat. Ayat yang disusun ada kalanya panjang dan ada kalanya pendek berdasarkan beberapa urutan yang bermakna yang membentuk teks, nota, draf dan bahan bercetak.
Takrif lain menyebutkan menulis sebagai suatu kegiatan penghasilan simbol-simbol grafik yang disusun atur menjadi perkataan-perkataan, yang seterusnya membentuk ayat-ayat yang bermakna. Dalam konteks yang lebih luas, penulisan bermaksud penghasilan wacana yang bermakna dan bermaklumat. Oleh itu, kemahiran menulis secara mekanis, iaitu kemahiran membentuk dan menyusun simbol-simbol tulisan tidak selesai pada peringkat itu sahaja. Sebaliknya kemahiran ini akan diteruskan dengan aktiviti mengarang yang memerlukan penggemblengan aspek psikologi dan kognitif. Kamarudin Husin (1999) mentakrifkan penulisan sebagai pelahiran perasaan, fikiran dan idea dalam bentuk grafik. Bentuk-bentuk grafik itu disusun hingga melambangkan bunyi bahasa yang dapat dibaca dan difahami maksudnya.
Rumusannya, kemahiran menulis merupakan satu kemahiran yang paling tinggi dan penting berbanding kemahiran bahasa lain, untuk dikuasai oleh murid-murid bukan sahaja dalam pembelajaran bahasa tetapi juga untuk beberapa mata pelajaran lain.

3.1.2 Fungsi Menulis

Ada lapan fungsi menulis kepada murid-murid dan guru, iaitu:
1 Memotivasi atau merangsang idea dan perasaan untuk diterjemahkan dalam bentuk tulisan.
2 Menjadikan diri mahir dalam penguasaan tatabahasa dan perbendaharaan kata.
3 Murid-murid berpeluang untuk menerokai pelbagai bidang bahasa.
4 Memperluaskan pengetahuan dan melahirkan idea dalam bentuk penulisan.
5 Menggunakan seluruh anggota mekanis iaitu mata, tangan, akal dan lain-lain untuk merangsang pembelajaran.
6 Melatih murid mengeluarkan pendapat dan idea dalam bentuk tulisan.
7 Melatih murid menyusun huruf supaya menjadi suku kata, perkataan dan ayat.
8 Kepuasan diri kerana boleh mengemukakan idea secara bertulis untuk bacaan generasi akan datang.

3.1.3 Tujuan Menulis

Ada dua tujuan menulis, iaitu serta-merta dan lanjutan. Walau bagaimanapun, tujuan seseorang itu menulis harus dilihat dari aspek kenapa seseorang itu perlu menulis.

Tujuan Serta-merta

1 Mendirikan asas menulis yang cukup kukuh untuk membolehkan murid-murid menulis dengan baik, cekap dan pantas.
2 Membolehkan murid-murid mengeja perkataan dengan pantas dan menyusun ayat dengan betul dan boleh difahami oleh pembacanya.
3 Kanak-kanak mengulangi pelajaran dengan membaca tulisan-tulisan yang tercatat atau membaca buku-buku luar untuk menambah lagi isi bacaannya.
4 Membolehkan murid-murid melahirkan fikiran dan perasaan dengan sempurna dalam bentuk tulisan.
5 Menyuburkan minat suka menulis atau mengarang.
6 Menambah dan meluaskan pengetahuan dalam perbendaharaan kata, perkembangan bahasa dan tulisan.
7 Menyediakan murid-murid untuk menghadapi peperiksaan.

Tujuan Lanjutan

1 Meluaskan pengetahuan, pengalaman, perhubungan dan matlamat menerusi penulisan.
2 Memberikan kepuasan jiwa dalam pemikiran, pengalaman dan perasaan.
3 Menyediakan murid-murid dengan pengetahuan supaya mereka dapat memenuhi kehendak dan hasrat masyarakat moden, terutamanya untuk kepentingan diri sendiri dan masyarakat umum.

3.1.4 Jenis Kemahiran Menulis

Terdapat dua jenis kemahiran menulis, iaitu kemahiran menulis secara mekanis dan kedua, kemahiran menulis untuk pelahiran (mental).

1 Kemahiran menulis mekanis
Merupakan kemahiran yang dikuasai pada peringkat awal supaya murid dapat menghasilkan tulisan yang kemas dan mudah dibaca. Antara aktiviti jenis ini termasuklah membuat corak, menekap dan membentuk huruf.

2 Kemahiran menulis untuk pelahiran (mental)
Merupakan kemahiran menulis yang bertujuan pelahiran. Biasanya dikuasai setelah kanak-kanak memperoleh kemahiran menulis mekanis. Kemahiran ini banyak melibatkan mental dan terbahagi kepada empat bahagian, iaitu penyataan fikiran atau pendapat, pernyataan perasaan, pernyataan kehendak dan terakhir mengeluarkan pendapat yang asli.

3.1.5 Aktiviti Kemahiran Menulis

1 Kemahiran menulis mekanis
(a) Latihan menulis berdasarkan beberapa bentuk geometri dan garisan yang ada mirip bentuk-bentuk huruf. Contohnya bulat (huruf O,D), segi empat sama (huruf H,L), segi tiga (A,V,W), garisan bengkok (S) dan lain-lain.

(b) Latihan menulis huruf daripada gambar. Contohnya bola sepak (O), payung (J), bumbung rumah (A), tangga (H), roti (D), tongkat (T) dan lain-lain.

(c) Latihan menekap huruf mengikut acuan huruf yang diperbuat daripada kad yang berlubang atau huruf untuk nombor plat kenderaan.

(d) Menekap huruf atau perkataan yang ditulis dalam bentuk garis putus-putus.

(e) Latihan menulis huruf dalam bentuk suku mudah, iaitu seperti KV atau KVK.

(f) Latihan menamakan gambar secara terkawal. Contohnya A __ A M untuk gambar ayam, B __ L A untuk gambar bola, atau __ U K __ untuk gambar buku.

(g) Latihan menamakan gambar secara bebas, iaitu gambar dan eja.

(h) Latihan menyalin ayat atau frasa.

(i) Latihan menyalin ayat daripada buku teks.

2 Kemahiran menulis untuk pelahiran (mental)

(a) Aktiviti menyalin dan meniru lirik lagu, pantun, resipi masakan, sajak dan lain-lain.

(b) Aktiviti menghasilkan semula tulisan tanpa bahan berbentuk tulisan. Ini boleh dilaksanakan dengan memperdengarkan satu bahan mudah secara lisan menerusi pita rakaman, kemudian meminta murid menulis semula mengikut persepsi ayat sendiri sendiri.

(c) Aktiviti menggabungkan beberapa latihan. Caranya murid dikehendaki menggantikan beberapa perkataan tertentu, frasa atau perenggan dalam cerita yang diperdengarkan. Hal ini bermakna, murid menulis semula cerita atau puisi yang diperdengarkan dengan sedikit pengubahsuaian.

(d) Penulisan berpandu, iaitu murid diminta untuk menyudahkan cerita, memperluaskan perenggan atau ayat mudah dan sebagainya. Latihan pada peringkat ini memerlukan murid untuk bertindak balas secara individu.

(e) Aktiviti penulisan bebas dengan memberikan kebebasan kepada murid-murid mencipta ayat sendiri bagi melahirkan pendapat. Pada peringkat ini, hasil kerja murid lebih panjang dan murid menghasilkan karangan yang lebih kompleks.

3.1.6 Prinsip Pemilihan dan Penyesuaian Bahan Pengajaran Penulisan

Sebelum sesuatu bahan pengajaran dibina, seseorang guru perlu mengambil kira prinsip-prinsip pemilihan dan penyesuaian bahan pengajaran. Secara umumnya prinsip-prinsip yang dimaksudkan itu ialah:
1 Ketetapan maklumat kandungan
2 Ketepatan bahasa dan gaya
3 Sesuai dengan umur, tahap, dan keupayaan murid
4 Sesuai dengan masyarakat, agama dan budaya
5 Sesuai dengan objektif pengajaran
6 Sesuai dengan masa pengajaran
7 Mudah diguna dan dikendalikan

Dalam pengajaran kemahiran menulis, bahan-bahan rangsangan seperti gambar, petikan, rakaman audio (ceramah, ucapan, perbahasan dan sebagainya), rakaman video dan filem sangat sesuai dijadikan bahan pengajaran.

3.2 Aktiviti Pratulisan

Pratulisan merupakan satu peringkat yang perlu dilalui oleh murid-murid bagi menyediakan diri ke arah melahirkan lambang-lambang bunyi yang khusus dan boleh diterima oleh kelompok masyarakat. Pada peringkat ini, aktiviti contengan dilakukan atas permukaan benda sedia ada dalam persekitaran mereka dengan menggunakan bahan yang boleh meninggalkan kesan ke atas permukaan benda tersebut. Peringkat contengan ini berkembang dari membuat contengan bebas hingga peringkat contengan terkawal.

3.2.1 Takrif Pratulisan

Merupakan suatu kemahiran di mana murid-murid telah mempunyai keupayaan menggunakan alat tulis dan mengetahui teknik serta cara gerakan tangan untuk membentuk huruf. Oleh itu, penguasaan kemahiran pratulisan bermaksud seseorang murid itu telah bersedia dari segi fizikal dan mentalnya untuk memulakan penulisan secara mekanis.

Nota BM Kontekstual - Kertas kerja

Tarrif Kertas Kerja
Kertas kerja adalah salah satu daripada bentuk komunikasi bertulis. Oleh sebab itu kertas kerja bermaksud hasil penulisan yang mengandungi idea untuk dikemukakan kepada khalayak atau pihak-pihak tertentu. Khalayak perlu membaca kertas kerja tersebut untuk mendapatkan maklumat berkaitan idea yang hendak disampaikan. Khalayak boleh terdiri daripada kumpulan kecil seperti jawatankuasa projek ataupun kumpulan besar seperti peserta seminar dan persidangan. Dalam keadaan tertentu kertas kerja juga boleh dibentangkan kepada khalayak dalam bentuk lisan. Namun begitu, komunikasi lisan tersebut hanya berperanan menyampaikan maklumat yang memang telah disediakan dalam kertas kerja tersebut atau dengan kata lain menerangkan apa yang terkandung dalam kertas kerja itu. Apa yang lebih penting ialah hasil penulisan kertas kerja itu sendiri.
3.3 Jenis-Jenis Kertas Kerja [A]

Terdapat pelbagai jenis kertas kerja yang dihasilkan. Namun secara umumnya, kertas kerja dapat dibahagikan kepada dua, iaitu:

a. Kertas Kerja Seminar

Kertas kerja seminar ialah kertas kerja tentang sesuatu perkara untuk dikemukakan kepada sesebuah kumpulan atau orang ramai dalam sesuatu bengkel atau seminar. Penulis akan mengemukakan idea, pandangan, kajian, penyelidikan dan sebagainya kepada khalayak dengan tujuan untuk memberi panduan bagi menerokai bidang-bidang baharu, memberi penerangan tentang sesuatu perkara, memberi penjelasan tentang sesuatu idea, atau mencadangkan tindakan-tindakan tertentu terhadap sesuatu fenomena. Khalayaknya ialah mereka yang hadir dalam pembentangan yang dijalankan atau yang membaca kertas kerja tersebut. Khalayak biasanya mereka yang memang berminat dengan perkara/tajuk yang disampaikan ataupun mempunyai pengalaman dan pengetahuan perkara yang diperkatakan. Oleh itu, mereka hadir atau membaca kertas kerja ingin mengetahui perkara tersebut dengan lebih mendalam lebih-lebih lagi jika perkara yang ingin disampaikan itu ialah penemuan baharu dalam bidang berkenaan. Biasanya kertas kerja ini bersifat formal dan menggunakan laras bahasa akademik. Kadang-kadang kertas kerja tersebut kemudiannya diterbitkan dalam jurnal untuk menjadi bahan bacaan bacaan dan rujukan. Bergantung kepada tujuan dan khalayak, kertas kerja seminar perlu ditulis menggunakan laras bahasa mengikut bidang yang diperkatakan supaya lebih jelas dan mudah difahami.

b. Kertas Kerja Projek

Manakala kertas kerja projek pula dikemukakan untuk urusan-urusan seperti perancangan sesuatu projek, kajian dan penyelidikan bagi sesebuah jabatan, syarikat atau institusi tertentu. Kertas kerja projek dikemukakan kepada pihak tertentu untuk mendapat kelulusan. Penulis kertas kerja ini akan mengemukakan idea bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan. Berbanding dengan kertas kerja seminar, kertas kerja ini juga bersifat formal tetapi menggunakan laras bahasa umum yang lebih mudah difahami. Dengan penulisan kertas kerja ini, pembaca atau pihak yang berkenaan akan mendapat gambaran lengkap tentang bagaimana sesuatu projek / kajian itu dapat dijalankan dengan jayanya. Semua perkara yang berkaitan projek itu akan dijelaskan dalam kertas kerja. Kemungkinan halangan/kekangan yang akan dihadapi dalam projek tersebut juga dikemukakan untuk mendapat maklum balas bagaimana halangan / kekangan itu dapat diatasi. Bergantung kepada tujuan penulisannya, kertas kerja ini dapat dibahagikan kepada beberapa jenis, antaranya ialah:
- Kertas kerja perniagaan
- Kertas kerja lawatan
- Kertas kerja program
- Kertas kerja perkhemahan
- Kertas kerja hari keluarga
- Kertas kerja sukan
3.4 Format Menulis Kertas Kerja [A]

Untuk menghasilkan kertas kerja terdapat pelbagai kaedah dan format yang boleh digunakan. Sebenarnya format penulisan kertas kerja bergantung kepada beberapa faktor/perkara antara lain ialah apa tujuannya, siapa khalayaknya, bagaimana penyampaiannya, apakah isi kandungannya dan lain-lain. Walau bagaimanapun terdapat format umum yang boleh dikuti oleh penulis sebagai panduan menyediakan kertas kerja. Bagi penulisan sesuatu kertas kerja, apa yang penting ialah ketekalan bentuk penulisannnya. Antara format umum penulsan kerja kerja:
a. Format Kertas Kerja Seminar
• Tajuk
• Nama / Nama-nama pembentang kertas kerja
• Nama institusi
• Abstrak (Sinopsis/Ringkasan)
• Pengenalan
• Sorotan kajian
• Metodologi
• Analisis data / Dapatan
• Rujukan
• Lampiran

b. Format Kertas Kerja Projek
• Tajuk
• Latar belakang / Rasional
• Objektif / Matlamat
• Jangka masa yang diperlukan
• Kumpulan sasaran
• Andaian-andaian halangan
• Anggaran belanjawan
• Penubuhan jawatankuasa
• Menentukan jadual tugas
• Pelaksanaannya

Walaupun terdapat format umum penulisan kertas kerja yang boleh menjadi rujukan, sebagaimana yang telah dinyatakan, anda perlu melakukan penyesuaian supaya kertas kerja yang dihasilkan benar-benar menepati tujuan dan dapat mencapai objektifnya. Ingatlah bahawa penulisan perlu teliti dan lengkap dengan semua maklumat yang diperlukan.


3.5 Ciri-ciri Penulisan Kertas Kerja Yang Baik [A]

Untuk mencapai matlamat penulisannya, kertas kerja perlu memenuhi beberapa kriteria dan ciri-ciri penulisan tertentu. Antara lain, ciri-ciri penulisan kertas kerja yang baik ialah:
i. Penggunaan bahasa yang baik.
Penggunaan bahasa yang baik dan tepat sangat penting dalam penulisan kertas kerja. Struktur ayat yang betul dan gramatis, pemakaian imbuhan perkataan yang tepat dan pemilihan kosa kata sesuai mengikut kmonteks dan situasi perlu diberi perhatian oleh penulis. Penggunaan bahasa yang tidak jelas akan menimbulkan kesukaran kepada pembaca untuk memahami apa yang ingin dimaksudkan. Tahap penguasaan yang baik membolehkan penulis melahirkan apa yang sebenarnya ingin disampaikan. Jika tidak berkemungkinan pembaca akan menyalahtafsirkan mesej sebenar yang terkandung dalam kertas kerja tersebut. Dalam penggunaan bahasa, penulis perlu memikirkan pemilihan kata dan ayat yang mempunyai ciri-ciri seperti berikut:
• Kejelasan
• Kekhususan
• Ketepatan
• Kesesuaian
• Elakkan ulangan yang tidak perlu

ii. Ringkas, tepat dan padat.
Kertas kerja banyak mengandungi maklumat. Maklumat perlu dijelaskan oleh penulis menggunakan bahasa yang sesuai supaya mudah difahami oleh pembaca dengan jelas. Jika penjelasan yang diberikan oleh penulis terlalu panjang maka pembaca sukar untuk memahami maksud yang ingin disampaikan. Begitu juga sebaliknya, jika penjelasan terlalu ringkas sukar untuk pembaca memahami apa yang ingin disampaikan atau berkemungkinan pembaca akan membuat tafsiran yang berbeza daripada maksud sebenar penulis. Setiap maklumat harus diolah dengan jelas tanpa diulang-ulang. Kertas kerja yang dihasilkan perlu ringkas, tepat dan padat sesuai dengan tujuan penghasilan kertas kerja tersebut.

iii. Penggunaan laras yang betul
Laras bahasa ialah variasi bahasa yang mempunyai cirri-ciri khusus dalam penggunaannya mengikut bidang. Hal ini termasuk pemilihan kata, frasa, ayat, khalayak dan bidang yang diperkatakan. Walaupun pada umumnya penulisan kertas kerja menggunakan laras bahasa formal, namun dalam penghasilan kertas kerja tertentu penggunaan laras yang betul amat penting. Semasa menghasilkan kertas kerja seminar misalnya, penggunaan laras yang tepat mengikut bidang akan memudahkan khalayak memahami maksud yang ingin disampaikan oleh penulis. Manakala bagi kertas kerja projek pula, laras bahasa umum sering digunakan. Oleh sebab itu, penulis juga perlu membuat pertimbangan tentang khalayaknya sebelum menulis.

iv. Keutuhan wacana dalam tulisan.
Wacana merupakan satu satuan bahasa terlengkap dengan koheren dan kohesi tinggi yang berkesinambungan. Oleh sebab banyak maklumat yang terdapat dalam kertas kerja, maklumat itu perlu disusun sesuai dengan urutannya supaya idea yang ingin disampaikan dapat dipersembahkan secara teratur. Pertalian antara satu maklumat dengan yang lain akan menampakkan satu pola atau keseluruhan kertas kerja. Dengan itu pembaca akan mudah memahami idea yang ingin disampaikan. Selain itu, pemilihan kata dan susunan ayat yang digunakan dalam kertas kerja juga akan memperlihatkan kertas kerja itu sebagai satu kesatuan yang utuh.

v. Ketekalan penulisan.
Untuk menghasilkan kertas kerja yang baik, bentuk penulisan harus dipersembahkan dalam bentuk yang tekal dan konsisten terutama dari segi ejaan. Ejaan perkataan sama yang berbeza-beza dalam satu kertas kerja memperlihatkan ketidaktelitian penulis khususnya dalam membuat penyemakan terakhir. Selain itu, bahagian subtajuk yang terdapat dalam kertas kerja perlu ditulis dalam format yang sama terutama daripada segi membuat indent atau jarak tepi. Ketekalan bentuk akan memudahkan pembaca membuat rujukan dan kertas kerja tersebut akan kelihatan kemas.

vi. Penomboran yang sesuai.
Penomboran juga penting dalam penulisan kertas kerja kerana terdapat beberapa tajuk kecil yang perlu ada dalam satu kertas kerja. Penulis perlu menyusun maklumat dengan susunan yang sesuai dan memberikan penomboran. Penulis perlu memikirkan pembahagian tajuk-tajuk kecil tersebut supaya tidak terlalu banyak tajuk kecil yang disenaraikan. Begitu juga pecahan-pecahan bagi tajuk kecil tersebut. Berilah penomboran yang sesuai supaya bahagian-bahagain tertentu mudah dirujuk.

vii. Maklumat yang lengkap.
Kertas kerja biasanya mengandungi maklumat yang banyak terutama bagi kertas kerja projek. Oleh sebab itu, penulis digalakkan untuk membuat rujukan atau semakan dengan pihak-pihak tertentu supaya maklumat yang diperlukan tidak tertinggal. Pandangan daripada pihak-pihak lain akan dapat melengkapkan lgi kertas kerja yang kita sediakan. Kertas kerja yang telah lengkap sepatutnya dapat menjawab persoalan-persoalan yang berkaitan. Jika maklumat yang perlu tidak terdapat dalam kertas kerja mungkin penulis perlu melakukan penambahbaikan agar kertas kerja yang akan dikemukakan mendapat kelulusan.

viii. Kepanjangan yang sesuai.
Sesebuah kertas kerja yang baik tidak semestinya panjang. Bergantung kepada tujuan, khalayak, perkara yang diperkatakan, peruntukan kewangan dan sebagainya, penulis boleh merangka kepanjangan yang sesuai bagi kertas kerja tersebut. Bagi tajuk-tajuk tertentu, kertas kerja yang disediakan tidak perlu panjang kerana khalayak mudah memahaminya sedangkan mungkin untuk tajuk-tajuk yang lain penulis perlu memberi penjelasan yang lebih terperinci. Panjang atau pendek sesuatu kertas kerja bergantung kepada jenis kertas kerja dan tujuannya.

Untuk mengelakkan kertas kerja yang dihasilkan menjadi terlalu panjang, penulis perlu menggunakan halaman lampiran untuk menyampaikan maklumat tambahan yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan dalam kertas kerja tersebut. Bahagian-bahagian tertentu dalam sesuatu kertas kerja mungkin boleh dikemukakan dalam bentuk lampiran. Dengan ini, kertas kerja yang dihasilkan tidak terlalu panjang atau tebal.

Buku sulung Siri Pendidikan Guru terbit april ini.

Insyallah bulan April ini akan terbit dua buah buku bersama Penerbit Oxford Fajar. Buku pertama Literasi BM ditulis secara solo melalui kajian selama hampir 2 tahun. Manakala sebuah lagi BM Kontekstual bersama enam orang rakan-rakan dari JPM IPG Raja Melewar.

Nota BM Kontekstual - Menyampaikan pengumuman

Definisi Pengumuman
Pengumuman berasal daripada kata ‘umum’ yang membawa maksud secara keseluruhan, bersifat menyeluruh atau mengenai keseluruhan sesuatu. Kata pengumuman pula bermaksud perihal (perbuatan dan sebagainya) mengumumkan, pemberitahuan kepada orang ramai atau pemakluman. Menurut Ab. Rahman Ab. Rashid & Yap, (2002) pengumuman ialah pemberitahuan atau pemakluman yang ditujukan kepada orang ramai. Manakala Arbak Othman (1995) pula menyatakan bahawa pengumuman ialah hal yang disebarkan atau makluman. Pengumuman ini bertujuan menyampaikan atau memberitahu maklumat tentang sesuatu perkara kepada orang banyak. Walaupun pengumuman dibuat dan ditujukan kepada pendengar secara keseluruhan tetapi kebiasaannya bukan semua orang terlibat atau menjadi kumpulan sasaran berkenaan dengan perkara yang diumumkan itu.

Pengumuman kerap dibuat secara lisan menggunakan pembesar suara atau disiarkan melalui media massa seperti radio atau televisyen. Namun bukan semua pengumuman berbentuk lisan. Ada juga pengumuman yang dibuat dalam bentuk teks dan disiarkan dalam akhbar, majalah dan lain-lain media. Dalam perkembangan teknologi maklumat, pengumuman juga boleh disebarkan melalui internet. Yang penting, pengumuman dapat disebarkan kepada sebanyak mungkin orang agar lebih banyak individu yang menjadi sasaran pengumuman itu dapat menerima maklumat yang hendak disampaikan.

2.3 Jenis-Jenis Pengumuman

a. Pengumuman Lisan
Pengumuman lisan ialah pengumuman secara langsung daripada penyampai sama ada menggunakan alat pembesar suara atau tidak. Pengumuman lisan ini juga boleh dirakam terlebih dahulu. Dalam pengumuman lisan, telinga mendengar gelombang bunyi-bunyi bahasa yang diucapkan dan disalurkan ke otak untuk diproses bagi memahami mesej atau maklumat yang hendak disampaikan. Sebagai salah satu bentuk komunikasi, pengumuman lisan perlu dibuat menggunakan perkataan dan ayat ringkas, padat dan sejelas mungkin. Ayat yang terlalu panjang menyukarkan pendengar memahami mesejnya. Dalam komunikasi berbentuk lisan, setiap kata yang telah diucapkan akan hilang dan tidak dapat diulang dengar. Jika ayat terlalu panjang, ingatan terhadap perkataan yang telah diucapkan terlebih dahulu mungkin menyukarkan pendengar memahami ayat itu secara keseluruhannya.

b. Pengumuman Bertulis
Selain secara lisan, pengumuman juga disampaikan kepada khalayak secara bertulis. Ini bermaksud maklumat yang ingin disampaikan hanya dapat diperoleh dan difahami oleh khalayak melalui pembacaan. Seperti pengumuman lisan, pengumuan bertulis juga perlu dibuat dalam bentuk yang padat, ringkas dan mudah difahami. Teks pengumuman boleh ditampal di tempat-tempat yang dijangkakan sering dikunjungi oleh kumpulan sasaran. Selain itu, teks pengumuman juga boleh disiarkan dalam media massa seperti akhbar, majalah atau media elektronik seperti televisyen, paparan matriks, paparan kristal cecair (LCD), dan sebaginya. Penggunaan media massa sebagai alat menyampaikan pengumuman dibuat jika pengumuman itu melibatkan lebih banyak khalayak yang menjadi kumpulan sasaran atau kedudukan kumpulan sasaran memang tidak diketahui langsung. Pengumuman bertulis perlu dengan cara yang dapat menarik perhatian pembaca. Jika tidak pengumuman itu mungkin tidak akan dibaca oleh orang ramai.

2.4 Format Menulis Pengumuman

a. Format Umum
Sama seperti penulisan karangan biasa, pengumuman juga tidak akan lengkap jika tidak mengandungi bahagian-bahagian pengenalan, isi dan penutup.
• Pendahuluan
Maklumat yang terkandung dalam bahagian pendahuluan biasanya maklumat umum. Maklumat ini mungkin berguna sebagai pengetahuan am sahaja kepada semua pendengar. Berdasarkan maklumat yang terkandung dalam bahagian ini, kumpulan sasaran mungkin belum dapat bertindak balas atau mengambil tindakan tertentu. Bahagian pendahuluan ini penting kerana semasa penyampaian bahagian ini, orang ramai akan mula memberi perhatian atau tumpuan untuk mendengar pengumuman seterusnya. Bahagian pengenalan biasanya menggunakan ayat-ayat pembuka seperti contoh berikut:
a) Dengan ini kami umumkan...
b) Satu kejadian tanah runtuh telah berlaku di....
c) Berdasarkan .... Dengan ini kami umumkan bahawa...

Selain itu, ucapan bertatasusila untuk menunjukkan kesantunan berbahasa seperti ucapan Selamat pagi, Asalammulaikum, Salam sejahtera dan kata-kata sapaan atau panggilan kepada orang ramai seperti Tuan-tuan dan puan-puan atau pengenalan kumpulan sasaran pengumuman tersebut seperti Kepada semua pelajar Semester 1 PISMP, Kepada semua penumpang Bas Ekspres Sinaran, dan lain-lain juga termasuk dalam bahagian pengenalan pengumuman.

• Isi
Bahagian ini merupakan bahagian yang penting dalam sesuatu pengumuman. Dalam bahagian inilah maklumat sebenar yang ingin disampaikan kepada kumpulan sasaran. Setelah mendengar dan memahami pengumuman itu, kumpulan sasaran diharap akan mendapat maklumat penting pengumuman itu. Bahagian isi perlu mengandungi maklumat yang cukup untuk jika pengumuman bertujuan agar kumpulan sasaran bertindak balas. Jika maklumat yang diberi tidak lengkap, sukarlah mereka yang terlibat mengambil tindakan yang sewajarnya. Berikut ialah contoh ayat bahagian isi:
a) Kepada para pemenang, diharapkan dapat mengambil hadiah masing-masing pada ....
b) Para pelajar yang berminat diminta segera mendaftar di....
c) Orang ramai yang ingin mendapatkan borang permohonan bolehlan mendaftar di...

• Penutup
Bahagian penutup menandakan berakhirnya sesuatu pengumuman itu. Biasanya ucapan terima kasih digunakan.
a) Terima kasih atas perhatian tuan-tuan dan puan-puan.
b) Demikian yang dapat kami sampaikan.
c) Harap maklum. Terima kasih.


b) Format Khusus Pengumuman Lisan
Pengumuman lisan, secara umumnya perlu mengandungi maklumat berikut:
- Kumpulan sasaran
- Tujuan atau agenda
- Tarikh
- Masa
- Lokasi / Tempat
Walau bagaimanapun, kandungan maklumat dalam sesuatu pengumuman juga bergantung kepada tujuan pengumuman. Mungkin ada maklumat tambahan yang perlu dimaklumkan dalam pengumuman tersebut.

Contoh: Pengumuman Pemberitahuan
Perhatian kepada Saudara Abd Rahim bin Ismail dari Unit PISMP Semester 2 (kumpulan sasaran). Anda dikehendaki berjumpa En. Izan Yusof (tujuan), pada 11 Januari 2011 (tarikh) pada pukul 3 petang (masa) di Pejabat HEP (lokasi).

Perhatian kepada pemilik kenderaan bernombor NCJ 996 (kumpulan sasaran). Sila alihkan kenderaan anda (tujuan) sekarang (masa) kerana mengganggu lalu lintas. Terima kasih.

Contoh : Pengumuman Sebaran
Perhatian kepada orang ramai (kumpulan sasaran). Anda dijemput hadir beramai-ramai ke pusat jualan peralatan komputer tahunan (tujuan) pada 31 Disember 2010 (tarikh), dari jam 9 pagi hingga 10.30 malam (masa) bertempat di perkarangan Kompleks Beli Belah Centre Points, Seremban (lokasi).

c. Format Khusus untuk Pengumuman Bertulis
Sama seperti pengumuman lisan, pengumuman bertulis juga secara umumnya perlu mengandungi maklumat berikut:
- Tajuk
- Kumpulan sasaran
- Tujuan atau agenda
- Tarikh
- Masa
- Lokasi / Tempat
- Sumber pengumuman

Oleh sebab mesej daripada pengumuman bertulis diperoleh melalui pembacaan maka lebih banyak maklumat tambahan/terperinci dapat dimasukkan dalam teks pengumuman berbanding pengumuman lisan. Isi kandungan pengumuman bertulis juga bergantung kepada tujuan pengumuman itu dibuat.

Nota BM Kontekstual - Persediaan sebelum menyampai

Persediaan awal sebelum menyampaikan maklumat [A]
Ada empat aspek yang perlu ditekankan oleh pengucap semasa membuat persediaan awal sebelum menyampaikan maklumat iaitu pemilihan topik, pengumpulan bahan, penyusunan bahan, dan latihan melalui pengalaman.

1.6.1 Pemilihan topik [B]
Pemilihan topik yang hendak diperkatakan dalam ucapan merupakan perkara paling penting yang perlu ditekankan oleh seorang pengucap supaya sesi ucapannya berjalan lancar. Maimunah Osman (2000) menyatakan mesej yang hendak disampaikan perlulah sesuai, menggunakan perkataan yang tepat, menggunakan contoh yang relevan, disampaikan dengan gaya yang sesuai dan susunan mesej yang jelas. Nuraini Yusoff et al. (2005) pula berpendapat pemilihan topik yang tepat perlulah bersadarkan tiga kriteria penting iaitu mestilah perkara baru, releven dengan pelbagai keadaan, dan kepentingan topik.

(a) Memperkatakan perkara baru
Setiap topik yang hendak disampaikan mestilah mengangungi perkara-perkara baru dan tidak mengulang topik lama yang telah kerap diperkatakan. Adakalanya sesuatu topik itu merupakan topik yang telah menjadi kebiasaan pada pendengar. Akan tetapi disebabkan kebijaksanaan pengucap, pendengar seronok mendengarnya dan pada waktu yang sama turut ditambah dengan beberapa idea-idea baru. Contohnya pengucap memperkatakan topik tentang kaedah menanam pokok mangga menggunakan teknik cantuman mata tunas. Topik ini tidak sesuai lagi kerana kerajaan telah memperkenalkan kaedah biotech yang lebih canggih. Oleh itu menjadi kewajipan pengucap membuat penyelidikan terhadap topik yang hendak disampaikan agar sentiasa segar dan bersifat terkini.

(b) Releven dengan pelbagai keadaan
Pelbagai keadaan di sini adalah merujuk kepada bilangan pendengar, masa, situasi dan keadaan. Contohnya, adalah tidak releven sekiranya pengucap menyampaikan topik berkaitan dengan isu cetak rompak semasa menyampaikan ucapan pada ‘Perasmian Hari Kecemerlangan Murid’ kerana ucapannya tidak releven pada situasi dan keadaan.

(c) Kepentingan topik
Semasa menyampaikan sesuatu topik, perkara penting yang harus difikirkan ialah mesej yang hendak disampaikan kepada pendengar. Seorang pengucap yang baik tetapi tidak mampu menyampaikan mesej dengan sempurna akan menghasilkan sebuah pengucapan yang membosankan. Contohnya topik tentang kewajipan murid mematuhi peraturan sekolah dan topik mengisi masa lapang dengan aktiviti berfaedah kepada dua ratus orang murid baru tingkatan satu di sekolah menengah. Pengucap yang bijak akan memilih topik kewajipan memetuhi peraturan sekolah jika khalayaknya murid-murid baru tingkatan satu.

1.6.2 Mengumpul bahan [B]
Penyampaian yang tidak lancar seringkali dikaitkan dengan penyediaan bahan yang tidak mencukupi. Maimunah Osman (2000) menyenaraikan empat perkara penting yang perlu dilakukan oleh pengucap semasa mengumpul bahan, iaitu bahan bersumber penyelidikan, pengalaman, pengetahuan sedia ada, dan temu bual.

(a) Penyelidikan
Tujuan penyelidikan adalah mencari idea baru, terkini dan bersifat semasa. Kaedah ini boleh dilakukan pengucap dengan membuat rujukan terhadap buku, majalah, rencana, laporan atau sumber internet. Jika mampu, jalankan soal selidik sendiri terhadap sesuatu topik dan dapatan soal selidik diproses sebelum didedahkan kepada khalayak.

(b) Pengalaman
Bahan juga boleh dikumpulkan menerusi pengalaman lalu sama ada pengalaman sendiri atau pengalaman orang lain. Idea yang disampaikan juga boleh diselitkan dengan pengalaman sebenar bagi tujuan memperlihatkan kredibiliti pengucap dengan topik yang diperkatakan.

(c) Pengetahuan sedia ada
Seorang pengucap yang mempunyai pengetahuan yang luas boleh menyampaikan ideanya dengan lancar dan tersusun semasa berucap. Malah untuk menambah pengetahuan sedia ada, pengucap boleh membuat aktiviti bacaan yang meluas daripada pelbagai sumber boleh dilakukan.

(d) Temu bual
Akhir sekali membuat sesi temu bual ringkas. Dengan adanya sesi temu bual orang yang lebih berpengalaman akan menjadikan topik yang hendak diperkatakan itu lebih mantap kerana sumber bahan yang pelbagai. Selain itu pengucap akan menjadi lebih yakin kerana memperoleh bahan dari sumber pertama dan tulen.


1.6.3 Penyusunan bahan [B]
Penyusunan bahan penting sebelum pengucap menyampaikan ucapan yang berkesan. Menurut Nuraini Yusoff et al. (2005) bahan-bahan yang diperoleh tidak akan membantu kelancaran penyampaian sekiranya tidak disusun dengan kemas dan menarik. Isi dan idea yang tersusun akan dapat mewujudkan kesinamungan mesej.
Ada tujuh cara menyusun bahan iaitu, penyusunan mengikut lakaran idea utama, penyusunan berdasarkan proses percambahan idea, penyusunan topikal, penyusunan kronologi, penyusunan ruang, penyusunan sebab-akibat dan penyusunan masalah-penyelesaian.

(a) Penyusunan mengikut lakaran idea utama
Menekankan kepada penjelasan idea, penerangan istilah-istilah, kenyataan-kenyataan penting, dan sorotan idea merupakan item yang perlu dijadikan teras dalam melakar idea utama. Ini penting untuk memperlihatkan kejelasan penyampaian mesej yang berkenaan.

(b) Penyusunan berdasarkan percambahan idea
Berlaku apabila idea utama dicambahkan dengan memasukkan maklumat sokongan bagi memastikan kesegaran pengucapan. Maklumat sokongan tersebut berupa cerita-cerita yang sesuai, statistik, contoh-contoh yang relevan, perbandingan dan sebagainya.

(c) Penyusunan topikal
Merupakan satu kaedah pengklasifikasian atau proses mengkategorikan isi-isi penting. Dalam masa yang sama setiap isi penting pada ucapan berkenaan akan ditanda sebagai topik bagi teks berkenaan. Makay (1995) berpendapat penyusunan cara ini agak rumit untuk menerangkan sesuatu kerana tidak terikat pada masa dan ruang, masalah dan penyelesaian, sebab dan kesan, tetapi sebaliknya hanyalah satu keunikan dalam teks ucapan.

(d) Penyusunan kronologi
Juga dikenali sebagai penyusunan masa, merupakan satu kaedah menyusun yang isinya mempunyai kesinambungan antara satu sama lain. Kaedah ini sesuai untuk ucapan berbentuk biografi yang berkaitan dengan peristiwa, sejarah, pemerosesan dan kitaran kerana mempunyai kesinambungan mengikut masa. Contohnya pengucapan atau syarahan yang berkaitan dengan proses kejadian manusia di muka bumi ini.
(e) Penyusunan ruang
Merupakan satu kaedah penyusunan yang menekankan ruang, kawasan atau tempat. Walau pun cara penyusunan ini jarang digunakan, tetapi ia sesuai untuk ucapan yang membincangkan sesuatu kawasan seperti menggunakan idea-idea utama berdasarkan wilayah, daerah, kawasan, negeri, zon dan sebagainya. Contohnya penderitaan yang dialami oleh mangsa peperangan di Bosnia di mana penyusunan idea sudah tentulah menggunakan konsep ruang, tempat dan kawasan.

(f) Penyusunan sebab-akibat
Merupakan satu kaedah penyusunan teks ucapan yang khusus membincangkan bagaimana wujudnya sesuatu masalah. Ia merujuk kepada penyusunan idea-idea utama berdasarkan sebab-sebab berlakunya sesuatu kejadian serta ahibatnya. Contohnya ucapan tentang faktor kecuaian manusia menjadi penyebab utama meningkatnya kemalangan jalan raya yang negeri. Justeru, penyusunan ini digunakan untuk mengubah pemikiran dan tingkah laku pendengar supaya tidak terjerumus dalam masalah tersebut.

(g) Penyusunan masalah-penyelesaian
Kaedah penyusunan ini digunakan untuk menyatakan masalah-masalah yang timbul dan kemudiannya memberikan beberapa cara untuk mengatasinya. Tugas menyusun dimulai dengan melibat masalah utama yang mendasari sesuatu keadaan. Kemudian beberapa cara penyelesaian masalah dibentangkan dalam ucapan sebelum memilih salah satu daripadanya untuk dijadikan pegangan dan penyelesaian masalah.


1.6.4 Latihan melalui pengalaman [B]

Melalui latihan, keupayaan seseorang pengucap itu dapat ditingkatkan bagi memahir dan membiasakan pengucap dengan situasi, keadaan dan idea yang hendak disampaikan. Untuk itu Maimunah Osman (2000) telah menyenaraikan tujuh kelebihan seseorang pengucap yang melakukan latihan, iaitu boleh menyemak idea, mengingat isi, uji kefahaman sendiri, memahami isi yang hendak disampaikan, membuat semakan masa, mencuba pelbagai teknik dan melihat kewajaran bahan sokongan.

(a) Menyemak isi atau idea
Memberi peluang pengucap membuat semakan semula sama ada isi atau idea yang hendak disampaikan itu telah dapat diingat atau sebaliknya. Boleh dilaksanakan semasa pengucap menghafal isi sambil melihat skrip ucapan.

(b) Mengingat isi
Latihan memberi peluang kepada pengucap untuk melihat semula teks ucapan dan menekankan kembali mana-mana bahagian yang masih belum ingat untuk mengelakkan keciciran atau pengulangan isi.

(c) Menguji kefahaman sendiri
Setelah proses mengingat isi dan idea, pengucap boleh mencuba atau menguji kefahaman sendiri mengenai isi yang hendak disampaikan. Ini menambahkan keyakinan pengucap untuk menyampaikan ucapan secara bersungguh-sungguh dan sedia untuk berhadapan dengan khalayak yang ramai.

(d) Memahami isi yang hendak disampaikan
Kekerapan membuat latihan membantu pengucap memahami keseluruhan isi yang hendak disampaikan. Hasilnya pengucap akan dapat menerangkan setiap isi dengan lancar dan jelas seolah-olah idea sepontan yang lahir dari hati sendiri.

(e) Membuat pembahagian masa
Latihan akan memberi peluang kepada pengucap untuk membuat pembahagian masa bagi setiap isi yang akan disampaikan. Pembahagian masa yang seimbang untuk setiap isi dapat mengelakkan pengucap berucap melebihi masa yang ditetapkan atau tidak cukup masa sehingga ada beberapa isi yang belum sempat disampaikan.

(f) Mencuba pelbagai teknik
Pengucap boleh mencuba pelbagai teknik penyampaian seperti nada suara, pergerakan anggota badan, dan mimik muka. Satu lagi teknik yang boleh digunakan ialah penggunaan bahasa badan semasa menyampaikan ucapan.

(g) Melihat kewajaran bahan sokongan
Semasa latihan pengucap boleh melihat kewajaran pelbagai bahan sokongan yang akan digunakan terutama yang melibatkan contoh atau data yang terkini. Jelaslah bahawa latihan merupakan pengalaman paling berguna bagi setiap pengucap untuk memperbaiki teknik pengucapan.


1.7 Penyampaian Berkesan [A]
Setiap pengucap mengharapkan kejayaan semasa menyampaikan ucapan ketika berhadapan dengan khalayak. Salah satu langkah untuk penyampaian yang berkesan ialah melaksanakan sesi latihan yang kerap. Nuraini et al. (2005) menyenaraikan tiga langkah untuk melahirkan penyampaian yang berkesan iaitu persediaan awal, panduan penyampaian dan kelebihan sedia ada.

1.7.1 Persediaan awal [B]
Seorang pengucap perlulah besedia dari segi fizikal, mental dan emosi. Ini penting supaya segala masalah yang timbul daripada ketiga-tiga aspek ini tidak menganggu kelancaran ucapan pengucap. Untuk merealisasikan hasrat ini, beberapa perkara perlu dilakukan oleh pengucap.

(a) Hadir awal ke lokasi ucapan
Pengucap disaran datang awal dan menepati masa yang telah ditetapkan oleh penganjur. Dengan datang awal, pengucap boleh melakukan pelbagai persiapan seperti memasang laptop dan menjalankan ujian ke atas sistem LCD yang disediakan sebelum khalayak mengambil tempat di dalam dewan berkenaan.



(b) Lakukan pencerapan lapangan
Kelebihan datang awal ke lokasi ucapan memberi peluang kepada pengucap melakukan proses pencerapan di lapangan iaitu dengan memerhati persekitaran dan keluasan dewan, mencuba tempat duduk penceramah, membetulkan kedudukan tempat berucap, layar putih untuk LCD, menguji pembesar suara dan menyesuaikan diri dengan situasi tempat di majlis akan dijalankan. Perasaan malu atau kurang selesa akan berlaku jika pengucap melakukan semua kerja-kerja ini ketika dewan telah dipenuhi khalayak.

(c) Atasi kegugupan
Bagi pengucap baru, kegugupan merupakan halangan utama terhadap kelancaran penyampaian. Walau bagaimanapun kegugupan boleh ditangani menggunakan kaedah psikologi, fizikal dan rohani seperti berikut:
(i) Mengakui hakikat bahawa kegugupan adalah perkara normal.
(ii) Hindarkan perbuatan negatif yang melambangkan pengucap sedang gugup.
(iii) Gunakan pengalaman sendiri untuk menangani kegugupan.

(d) Lakukan senaman ringkas untuk atasi kegugupan
Melakukan senaman ringkas seperti menarik nafas, menggoyangkan tangan dan kaki secara terkawal, menekan tapak tangan kiri dan kanan, menekan kaki ke lantai, menggoyangkan kepala kiri dan kanan secara terkawal dan sebagainya. Semua aktiviti ini boleh menggurangkan perasaan gugup.

(e) Mulakan ucapan dengan tenang
Semasa nama dipanggil, pengucap perlu bertenang dengan menarik nafas lega secara perlahan-lahan. Selain itu janganlah terlalu gairah atau tergesa-gesa untuk berucap. Ambilah masa untuk memulakan ucapan dan pastikan doa dibaca supaya apa yang hendak disampaikan berjaya dilaksanakan.


1.7.2 Panduan penyampaian [B]
Terdapat beberapa panduan penyampaian yang boleh digunakan pengucap seperti mewujudkan keyakinan diri, konsep menghormati pendengar dan ketiga menghayati prinsip komunikasi.

(a) Mewujudkan keyakinan diri
Untuk mewujudkan keyakinan diri semasa menyampaikan ucapan, pengucap hendaklah beramah mesra dengan pendengar dengan bertanya khabar khalayak. Atau memilih beberapa orang pendengar di tempat duduk pada bahagian hadapan untuk ditemu bual secara ringkas dengan bertanyakan nama dan majikan mereka. Kaedah ini boleh di lakukan pada awal atau pertengahan ucapan, mengikut situasi.

(b) Menghormati pendengar
Seperti yang dijelaskan sebelum ini bahawa pendengar adalah aset penting pengucap. Kehadiran pendengar ada kemungkinan sukarela atau secara paksaan oleh majlikan mereka. Justeru sebagai pengucap yang bijaksana, haruslah menghormati mereka daripada pelbagai sudut seperti menghormati pendapat yang diberi dan hak mereka untuk memperoleh ilmu baru selepas mendengar ucapan. Elakkan daripada menganggap diri sendiri pandai dan tahu dalam pelbagai segi kerana ada kemungkinan khalayak yang hadir itu mempunyai pengetahuan yang tinggi dalam bidang yang diucapkan.

(c) Menghayati prinsip komunikasi
Kerjasama erat antara pengucap dan pendengar akan menghasilkan jalinan penyampaian mesej yang berkesan. Seorang pengucap mestilah menghayati konsep bertanggungjawab secara seratus peratus untuk menjayakan komunikasi dengan membentuk matlamat komunikasi yang khusus dan jelas.


1.7.3 Kelebihan sedia ada [B]
Setiap orang dilahirkan dengan kelebihan tertentu yang tidak dimiliki oleh orang lain. Oleh itu kenali potensi diri dan gunakan keistimewaan tersebut untuk menarik minat pendengar. Lazimnya diri sendiri sukar untuk mengenal pasti potensi diri kecualilah diberitahu oleh rakan dan pihak ketiga.

(a) Berbakat dalam bidang seni
Antara kelebihan yang biasa digunakan pengucap ialah berjenaka secara terkawal. Selain itu terdapat juga bakat lain dalam kalangan pengucap yang boleh diketengahkan seperti berlakon, bersajak, bersyair, bergurindam, bernyanyi dan melukis. Semua kemahiran ini merupakan bakat semula jadi yang dikurniakan Tuhan dan pengucap harus bijak menggunakannya semasa menyampaikan ucapan tetapi dengan syarat tidak keterlaluan dan mempunyai mesej yang menjurus kepada topik yang diperkatakan dalam ucapan.

(b) Potensi suara
Kelebihan juga terdapat pada seorang pengucap yang mampu mengawal suara dengan baik. Kelantangan suara, nada, kelajuan, jeda dan lafaz sebutan merupakan elemen penting untuk menunjukkan kehebatan seseorang pengucap mengawal suaranya. Keadaan ini akan menjadi lebih sempurna sekiranya pengucap berkemampuan menggunakan bahasa badan dengan baik. Kelakuan kinesik yang terdiri daripada pergerakan tangan, ekspresi muka, gerak mata dan postur tubuh dapat membuatkan pendengar menjiwai mesej penyampaian pengucap.

(c) Berwatak yang menarik
Terdapat segelintir pengucap mempunyai keistimewaan dari sudut perwatakan yang boleh menarik pendengar memberikan fokus kepada perkara yang diperkatakan. Seorang pengucap wanita yang bersopan-santun, manja, manis muka, sentiasa tersenyum dan bercirikan sifat keibuan yang sejati, maka ucapannya sesuai untuk kumpulan pendengar yang terdiri terdiri daripada kanak-kanak serta orang tua di rumah kebajikan. Contohnya seorang jururawat pergigian yang menerangkan kaedah memberus dan menjaga gigi kepada sekumpulan murid-murid tahun satu di sekolah rendah. Biasanya bahan yang diucapan itu berjaya mempengaruhi tingkah laku murid-murid berkenaan kerana cara penyampaiannya yang mesra pendengar dan wataknya yang lemah-lembut serta bersopan-santun.


1.8 Kredibiliti penyampai [A]
Kredibiliti bermaksud sifat yang boleh dipercayai, diyakini atau kebolehpercayaan. Hunt (1987) menyatakan kredibiliti atau kredibel, karisma serta imej adalah merujuk kepada seorang atau kumpulan untuk memperoleh kepercayaan atau keyakinan orang lain. Nuraini et al. (2005) menyenaraikan lima sifat atau sikap seorang pengucap, iaitu keperibadian yang mulia, memiliki sifat intergriti, fasih berbahasa, bijak melindungi kelemahan diri, dan ramah serta cepat mesra.

(a) Keberibadian yang mulia
Seorang pengucap wajar menunjukkan sifat dan sikap yang baik sebagai mengambarkan dirinya mempunyai keperibadian yang mulia kepada pendengar. Sikap dan sifat yang baik ini akan memperlihatkan komitmen dan kredibiliti pengucap yang sentiasa bersedia untuk memberikan ucapannya.

(b) Berintergriti
Berintergriti bermaksud memiliki kejujuran, ketulusan dan tidak sesekali mencemarkan nama baik sendiri dan organisasi yang diwakili. Pengucap yang berintergriti sedaya upaya mempertahankan nama baik ini daripada sebarang bentuk penyelewengan. Dengan itu kepercayaan pendengar terhadap pengucap tidak akan tergugat semata-mata setelah mendengar atau terlihat pengucap melakukan perkara-perkara yang negatif.

(c) Fasih berbahasa
Kebolehan seseorang bertutur dan berbahasa dengan baik bukan lagi kebolehan semula jadi yang diwarisi, tetapi ia boleh dipelajari. Kefasihan menggunakan bahasa semasa berucap akan memperlihatkan kredibiliti di samping kayu pengukur tahap pendidikan pengucap. Justeru pengucap perlu mempelajari dan menguasai kemahiran berbahasa agar mesej yang disampaikan mudah difahami pendengar.

(d) Bijak melindungi kelemahan diri
Sifat pengucap yang bijak ialah pandai menyembunyikan kelemahan diri. Bagi pengucap, rasa tidak selesa seperti rasa gugup, gagap, gelisah serta kecacatan anggota badan merupakan antara kelemahan yang tidak dapat dielakkan semasa berhadapan dengan pendengar. Walau bagaimanapun, jangan jadikan kelemahan-kelemahan tersebut sebagai alasan untuk meraih simpati daripada pendengar. Seboleh-bolehnya berusahalah untuk menyembunyikan kelemahan tersebut dengan mempamerkan kehebatan dan kelebihan diri yang ada sehingga pendengar seolah-olah terlupa akan kekurangan yang dimiliki pengucap.

(e) Ramah dan cepat mesra
Pengucap juga perlu memiliki sifat ramah dan cepat mesra dengan pendengar. Memulakan dengan senyuman dan mengalu-alukan pendengar dengan memuji mereka kerana sudi hadir merupakan langkah awal yang boleh dipraktikan pengucap. Keramahan boleh menghindarkan banyak masalah antara pihak pengucap dan pendengar seperti kesilapan mentafsir mesej, kesalahan melapor, kekeliruan dan ketidak percayaan.


1.9 Penggunaan Gaya dan Pemilihan Bahasa [A]
Untuk menghasilkan satu persembahan yang baik dan berkesan, pengucap perlu pandai memilih gaya bahasa yang hendak dilibatkan semasa kerja mengumpul dan menulis bahan. Pada waktu yang sama, pengucap perlu bijak menilai penggunaan tatabahasa seperti menggunakan ejaan yang betul, pemilihan perkataan yang tepat, ayat yang gramatis dan olahan yang menarik.

1.9.1 Penggunaan gaya [B]
Gaya ialah bermaksud sikap, kesukaan, ketaksukaan dan cara berkelakuan yang menjadi ciri atau pegangan seseorang. Dalam konteks bahasa, gaya dalam bahasa atau disebut gaya bahasa merupakan “bahasa yang dipakai apabila bercakap atau mengarang, iaitu tentang perkataannya, ikatan ayatnya, jalan bahasanya dan bentuk pembahasaannya” (Za’ba 2002). Manakala Nik Safiah Karim (1986) pula mentakrifkan gaya bahasa sebagai cara mengungkapkan bahasa, cara bertutur atau menulis.
Ada empat jenis gaya bahasa, iaitu gaya bahasa perbandingan, gaya bahasa perulangan, gaya bahasa pertentangan, dan gaya bahasa pertautan.

(a) Gaya Bahasa Perbandingan
Bermaksud gaya bahasa yang digunakan untuk memberikan maksud lain sama ada sama atau sebaliknya. Dalam bahasa perbandingan, unsur kiasan banyak digunakan dan dinyatakan secara berterus atau sebaliknya. Henry Guntur Tarigan (1986) membahagikan bahasa perbandingan kepada sepuluh jenis iaitu perumpamaan, metafora, personifikasi, dipersonifikasi, alegori, antitesis, pleonasme, perifrasis, antisipasi dan koreksio. Metafora bermaksud pengunaan kata-kata untuk menyatakan erti yang berbeza daripada yang sebenarnya iaitu sebagai kiasan atau perbandingan. Contohnya ayat “di wajahnya ada api kebencian”. Manakala alegori pula bermaksud penyampaian mesej melalui cerita yang mempunyai makna lain dan dikaitkan dengan kehidupan seharian. Contohnya cerita Sang Kancil yang banyak menampilkan kehebatan tertentu.

(b) Gaya Bahasa Perulangan
Bermaksud gaya bahasa yang banyak menggunakan unsur mengulang bunyi, suku kata, kata atau frasa untuk tujuan penekanan terhadap isi tertentu yang dianggap penting. Contoh gaya bahasa perulangan ialah aliterasi iaitu pengulangan bunyi yang sama pada bahagian awal kata-kata yang berurutan dan asonansi iaitu perulangan bunyi vokal yang sama atau hampir sama dalam perkataan yang berderet.

(c) Gaya Bahasa Pertentangan
Bermaksud gaya bahasa yang digunakan untuk menunjukkan unsur pertentangan dalam ayat atau berlawanan antara dua objek, manusia dan sebagainya. Contoh gaya bahasa ini ialah hiperbola, ironi, paradoks dan sebagainya. Menurut gaya hiperbola, sesuatu perkara itu akan diucapkan secara berlebih-lebihan dari ciri-ciri sebenar yang melibatkan maksud jumlah, ukuran atau sifatnya. Ironi pula ialah gaya bahasa yang menyatakan makna yang bertentangan dengan maksud atau kesan sebaliknya antara sesuatu yang dijangkakan dengan yang menjadi hakikatnya. Manakala paradoks ialah gaya bahasa yang mengandungi fakta yang bertentangan dengan pendapat yang diterima umum.

(d) Gaya Bahasa Pertautan
Bermaksud gaya bahasa yang mengandungi pertalian antara satu unsur dengan unsur lain dalam sesuatu perkataan, ayat, atau perenggan. Contohnya metonimi, eufemisme, erotesis dan sebagainya. Gaya bahasa mitonimi bermaksud penggunaan nama sesuatu benda untuk merujuk benda lain yang sifatnya ada hubungan logik seperti penggunaan bulan sabit yang merujuk kepada agama Islam. Eufemisme pula merujuk kepada ungkapan yang lebih lembut, sopan, manis, dan tertib untuk menggantikan ungkapan yang dianggap kasar, seperti buang air kecil untuk maksud kencing. Manakala erotesis pula bermaksud gaya bahasa yang berbentuk pertanyaan yang banyak digunakan dalam pidato dengan tujuan untuk memberikan kesan yang lebih mendalam dan penekanan yang wajar tetapi tidak memerlukan jawapan.


1.9.2 Pemilihan bahasa [B]
Pemilihan bahasa yang betul bermaksud semua aspek bahasa seperti ejaan, perkataan dan ayat digunakan menurut peraturan kosa kata Melayu yang telah ditetapkan. Ada empat aspek yang ditekankan sewaktu pengucap membuat pemilihan bahasa iaitu perkataan, ayat, kesalahan bahasa, kesalahan perkataan, dan pengaruh bahasa Inggeris.

(a) Perkataan
Dalam penulisan teks penggunaan perkataan perlu diutamakan untuk mengelakkan ketidakfahaman, misalnya penggunaan perkataan yang sukar atau berulang-ulang. Ada dua cara memilih perkataan yang sesuai. Pertama, gunakanlah perkataan yang biasa atau lazim digunakan dan bukannya perkataan sukar. Contohnya perkataan ‘sudu’ bukannya ‘camca’, dan ‘bantuan’ bukannya ‘subsidi’. Kedua, gunakan perkataan tunggal dan bukannya kata majmuk. Contohnya ‘senja’ bukannya ‘senjakala’ dan ‘meja’ dan bukannya ‘meja tulis’.

(b) Ayat
Gunakan ayat aktif dan bukannya ayat pasif. Penggunaan ayat aktif digemari kerana mudah difahami, ayatnya lebih pendek dan mengandungi penegasan makna. Contoh ayat aktif ialah, ‘Ayah membeli sepasang baju Melayu’. Manakala contoh ayat pasif ialah ‘Baju Melayu yang sepasang itu telah dibeli oleh ayah’.

(c) Kesalahan umum bahasa
Bahasa Melayu penulisan sebenarnya berbeza daripada bahasa Melayu pertuturan. Perbezaan inilah yang disebut sebagai ‘kesalahan umum’ dan boleh dilihat dalam beberapa kategori iaitu kesalahan ejaan, perkataan, imbuhan, dan kata majmuk. Berikut merupakan contoh kesalahan umum bahasa, iaitu:
(i) Ejaan – mengeja perkataan tandatangan (betul) dan tanda tangan (salah).
(ii) Penggunaan perkataan – pendalaman (sungai) dan pedalaman (luar bandar).
(iii) Imbuhan – bernyanyi dan bukannya menyanyi.
(iv) Kata majmuk – pisang goreng dan bukannya goreng pisang

(d) Pengaruh Bahasa Inggeris
Umum mengetahui bahawa penggunaan kata, istilah, dan struktur bahasa Melayu adalah dipengaruhi oleh pelbagai bahasa, terutamanya bahasa Inggeris. Keadaan ini disebabkan sifat keterbukaan bahasa Melayu itu sendiri yang meminjam dan menyerap beberapa aspek kebahasaan bahasa Inggeris. Namun dalam situasi tertentu terdapat kecenderungan pengucap yang gemar menggunakan bahasa rojak semasa berucap. Contohnya, “ I harap sangatlah you dapat introduce I kat that Manager...” Ayat ini jika ditulis semula dengan menggunakan ayat yang betul, maka ia berbunyi “Saya menaruh harapan yang tinggi yang tuan dapat memperkenalkan saya kepada Tuan Pengurus”.

1.10 Penggunaan alat bantu yang sesuai [A]
Lazimnya pengucap hanya menggunakan beberapa alat bantu ringkas yang telah disediakan oleh penganjur seperti Laptop, Projektor LCD, skrin putih dan pembesar suara. Sebagai pengucap anda sebenarnya boleh meminta kerjasama penganjur untuk menyediakan alat bantu yang lain mengikut keperluan dengan syarat pengucap perlu terlebih dahulu menghubungi penganjur bagi menyatakan hasrat berbuat demikian. Peralatan tambahan lain yang boleh dipohon seperti microphone wirless untuk memudahkan pengucap bercakap sambil bergerak, penunjuk cahaya laser, kertas sebak, papan putih, alat tulis, radio kaset dan rostrum. Secara umumnya penggunaan alat bantu boleh dikategorikan kepada dua jenis, iaitu jenis ektronik dan bukan elektronik.

1.10.1 Jenis-jenis alat bantu [B]
Ada dua jenis alat bantu yang boleh digunakan oleh pengucap, iaitu alat bantu elektronik dan alat bantu bukan elektronik.

Alat Bantu Elektronik [C]
Merupakan peralatan yang menggunakan bekalan elektrik seperti radio kaset, televisyen, filem slaid, tayangan video dan sebagainya. Tetapi dalam konteks masa kini, beberapa alat bantu jenis eletronik telah melalui proses pemantapan dan digunakan secara meluas semasa pengucapan. Justeru beberapa peralatan moden masa kini seperti komputer riba, pemain CD/DVD, dan Projektor LCD juga termasuk dalam kategori alat bantu elektronik.

(a) Projektor LCD
Maklumat yang tercatat pada PowerPoint akan dipancarkan terus pada skrin dengan bantuannya. Penceramah akan menggunakannya bagi menerangkan konsep yang abstrak, ilustrasi, gambar mahu pun petikan-petikan tertentu, carta dan jadual. Ini membantu penceramah untuk memahamkan pendengar.

(b) Filem Slaid dan PowerPoint
Bahan ini amat berkesan jika penceramah dapat menggunakannya dengan bijak. Penceramah tidak boleh menggunakan secara keseluruhan semasa berceramah tetapi ia perlu diselitkan ditempat-tempat yang sesuai. Filem Slaid dan Power Point ini merupakan gambaran langsung tentang apa yang diperbincangkan oleh penceramah. Malahan alat bantu ini akan turut membantu penceramah menerangkan apa yang tidak mampu diperjelaskan oleh penceramah. Kini peranan PowerPoint lebih besar apabila turut mengambil peranan TV sebagai media untuk menayangkan gambar bergerak kepada khalayak.



(c) Pita Video
Merupakan alat bantu dua dimensi. Dimensi pertama ialah alat ini mampu memberikan gambaran sebenar kepada pendengar tentang isu yang diperbincangkan. Dimensi kedua pula alat ini menyediakan rakaman suara dan bunyi-bunyi untuk mengukuhkan pancaran gambar. Disini penceramah perlulah bijak menggunakannya.

(d) Pembesar Suara dan Rostrum
Lazimnya pembesar suara akan disediakan oleh pihak penganjur. Apa yang perlu diawasi oleh penceramah ialah sistem bunyinya. Ini penting kerana jika pembesar suara tidak berfungsi dengan baik ia akan mengganggu ceramah yang disampaikan. Sekaligus sistem pembesar suara yang tidak baik akan mengganggu keberkesanan ceramah. Pembesar suara amat perlu kepada penceramah sekiranya pendengar yang hadir adalah ramai jumlahnya. Rostrum juga disediakan oleh pihak penganjur. Rostrum juga penting kerana ia berfungsi sebagai lokasi untuk meletakkan komputer riba, nota-nota pembentangan agar mudah kepada penceramah untuk membuat rujukan.

Nota BM Kontekstual - Kepentingan Pencerapan

Kepentingan Proses Pencerapan

Apabila anda bertemu rakan baru di tempat kerja, lazimnya anda lebih banyak memerhati, menganalisis dan membuat rumusan sendiri tentang kesesuaian untuk berkawan dengannya. Jika minat sama, usia sebaya, hobi atau falsafah hidupnya sesuai dengan diri anda, ada kemungkinan anda dan rakan baru itu menjadi rakan baik yang mesra kemudiannya. Atau semasa anda menghadiri sesi temu duga, sebenarnya anda sedang melalui proses pencerapan oleh panel penemu duga. Jadi semua peristiwa ini merupakan sebahagian daripada proses pencerapan yang sedang kita perkatakan ini.
Noresah Baharom et al. (2002) telah memberikan maksud pencerapan sebagai “proses memerhatikan, mengendahkan, menaruh minat, menerima sesuatu dalam hati dengan pancaindera, dan menanggap”. Malah Hunt (1987) telah menyenaraikan empat faktor keperluan yang menyebabkan proses mencerap itu berlaku, iaitu untuk mendapatkan lebih banyak maklumat, supaya hubungan peribadi menjadi lebih berkesan, untuk memngumpul data sebelum membuat keputusan yang tepat dan untuk tujuan memberikan maklum balas.

1.4.1 Konsep mencerap [B]
Noresah Baharom et al. (2002) mentakrifkan perkataan mencerap itu sebagai “memerhatikan, mengendahkan, menaruh minat, menerima sesuatu dalam hati dengan pancaindera dan menanggap” (hlm. 232). Malah Nuraini Yusoff et al. (2005) berpendapat, ‘dalam kehidupan sehari-hari, kita sebenarnya lebih banyak mencerap daripada bercakap. Justeru, mencerap seharusnya dijadikan aktiviti utama perutusan’ (hlm. 40).
Justeru, mencerap dalam konteks ini merupakan satu aktiviti yang melibatkan proses memerhati, menaruh minat, memperhatikan, melihat dengan menggunakan panceindera dan berfikir menggunakan pemikiran kritis sebelum membuat keputusan untuk melakukan tindakan atau perubahan.

1.4.2 Keperluan mencerap [B]
Kenapa mencerap penting? Malah Hunt (1987) telah menyenaraikan empat faktor keperluan yang menyebabkan proses mencerap itu berlaku, iaitu untuk mendapatkan lebih banyak maklumat, supaya hubungan peribadi menjadi lebih berkesan, untuk memngumpul data sebelum membuat keputusan yang tepat dan untuk tujuan memberikan maklum balas.

1.4.3 Proses Pencerapan [B]
Satu daripada kemahiran menyampai maklumat yang penting ialah mencerap. Orang yang mahir mencerap dianggap sebagai komunikator yang berkesan. Malah satu daripada ciri seorang pemimpin yang berjaya selalunya dikaitkan kepada kebolehan melakukan pencerapan secara empatu terhadap ahli masyarakat yang dipimpin. Walau bagaimanapun, tidak semua pemimpin mampu mencerap dengan baik. Malah ada segelintir pemimpin yang mengamalkan beberapa perkara yang tidak beretika seperti berpura-pura mencerap semasa aduan dikemukan kepada mereka. Fikirannya mungkin melayang ke tempat lain, walaupun mimik muka dan matanya seolah-olah sedang mencerap dengan teliti.
Tabiat buruk kedua, pencerapan penting diri (Stage Hogging), iaitu orang yang mencerap sentiasa mengubah perbualan kepada topik mengenai dirinya. Dia sebenarnya tidak mempedulikan atau tidak langsung menumpukan perhatiannya kepada topik yang diperkatakan oleh temannya. Satu lagi sifat orang yang mencerap sebegini ialah dia sering mencelah atau mengganggu orang yang sedang bercakap.


1.4.4 Jenis pencerapan [B]
Terdapat dua jenis pencerapan, iaitu pencerapan secara empati dan pencerapan secara kritis seperti berikut:

Pencerapan secara empati [C]
Pencerapan yang baik ialah pencerapan yang mempunyai perasaan berempati. Pencerapan secara empati bermaksud satu kaedah mencerap yang memerlukan pencerap mengambil perhatian yang tulen dan berfokus dari pelbagai perspektif dan perasaan orang yang dicerapnya. Ada empat prinsip melakukan pencerapan secara empati, iaitu:

(a) Meletakkan diri pada sudut pandangan orang yang dicerap.
Pencerap yang tulen sepatutnya boleh meletakkan dirinya pada sudut pandangan orang yang dicerapnya dan mampu merasai perasaan dan fikiran orang itu.

(b) Perlukan hubungan yang rapat.
Pencerapan berempati tidak mudah diaplikasikan terutamanya jika kita tidak mempunyai hubungan yang rapat dengan orang yang kita cerap. Oleh itu, sifat empati seolah-olah menjadi pengukur kepada hubungan antara dua orang yang berinteraksi.

(c) Kemahiran perlu dipelajari.
Pencerapan berempati perlu dipelajari dan bukannya diwarisi. Namun begitu, sebagai manusia biasa yang lazimnya lebih tertumpu kepada kepentingan diri sendiri, kita gagal mengamalkan pencerapan berempati secara jujur. Keadaan ini boleh terjadi apabila orang yang melakukan pencerapan akan berpura-pura empati semasa proses menyampai maklumat.

(d) Berguna dalam bidang kaunseling.
Pencerapan jenis ini banyak diaplikasikan oleh kaunselor sama ada di sekolah atau di jabatan kerajaan dan kesan penggunaanya amat baik dan berkesan. Pencerapan secara empati membolehkan pencerap iaitu kaunselor mendalami masalah kliennya sebelum memandu mereka menyelesaikan masalah.


Pencerapan secara kritis [C]
Berbeza dengan pencerapan secara empati, pencerapan secara kritis bermaksud proses mencerap yang banyak menggunakan akal fikiran dengan membuat membuat banding beza, menciri, menganalisis, menilai sebelum sesuatu keputusan atau tindakan dibuat oleh pencerap.
Menurut Hunt (1987) proses mencerap secara kritis sebenarnya hanya boleh dilakukan setelah pencerap itu benar-benar memahami mesej yang diterima daripada pengucap. Ada empat prinsip mencerap secara kritis, iaitu:

(a) Pastikan pengucap menggunakan dokumen sokongan.
Ini penting supaya pengucap bertanggung jawab terhadap kenyataan yang dikeluarkan. Dalam masa yang sama penggunaan bahan sokongan dan dokumen yang mencukupi dapat membantu dari segi kesahihan dan keesahan fakta yang digunakan.

(b) Pengucap mewakili bidang kepakarannya.
Ini penting supaya orang yang melakukan pencerapan benar-benar memperoleh maklumat yang diperlukan. Maklumat boleh dalam bentuk dapatan kajian dan hasil penemuan baru menerusi penyelidikan atau maklumat sedia ada yang diulang sebut bagi tujuan mengingat semula atau mengulangkaji kemahiran dan pengetahuan tertentu.

(c) Kredibiliti pengucap.
Ini merujuk kepada kemampuan pengucap mengupas, menganalisis dan mengolah isi-isi beserta hujah-hujah penting semasa memperkatakan tajuk yang dibincangkan agar pencerap memperoleh fahaman yang jelas dan meyakinkan. Pengucap juga perlu memperlihatkan perwatakan yang menyakinkan dan kredibiliti mengenai sesuatu tajuk yang dibincangkan. Jika ini berlaku tentulah keyakinan pencerap terhadap pengucap akan tinggi dan tidak meragukan.

(d) Pengucap perlu paparkan fakta.
Pengucap perlu memperincikan fakta yang diucapkan berserta contoh supaya pencerap yakin dengan apa yang diperkatakan. Sekiranya kenyataan pengucap tidak berasas, maka sebagai pencerap yang kritis anda berhak meraguinya dan tidak meneruskan pencerapan yang dianggap buang masa.

Mencerap secara kritis hanya boleh berlaku apabila orang yang melakukan pencerapan itu benar-benar faham mengenai tanggung jawabnya sebagai pencerap yang bertanggung jawab. Selain itu pencerap juga perlu faham dengan sedalam-dalamnya, akan mesej yang diterima daripada seorang pengucap. Maknanya jika pencerap masih gagal membaca mesej yang hendak disampaikan bermakna matlamat melakukan pencerapan jenis ini tidak tercapai dan sukar dilaksanakan. Pencerapan secara kritis sebenarnya membantu khalayak memahami mesej yang disampaikan, membuat pertimbangan dan banding beza sebelum keputusan dibuat.


1.4.5 Panduan memperbaiki pencerapan [B]
Terdapat segelintir yang mempunyai bakat semula jadi dan kepakaran yang tinggi untuk mencerap. Walau bagaimanapun tidak semua pencerap yang berpeluang memiliki kemahiran tersebut. Berikut dinyatakan beberapa panduan yang boleh diikuti untuk memperbaiki mutu pencerapan bagi seorang pengucap.

(a) Membentuk keinginan untuk melakukan pencerapan.
Ini penting kerana dengan adanya keinginan ini akan membuatkan seseorang lebih bersedia dan peka dengan peristiwa di sekelilingnya. Pada waktu yang sama dapat membentuk tabiat mencerap yang baik dan bertanggung jawab. Ini dapat mengelakkan tabit mencerap secara sambil lewa atau tidak berfokus.

(b) Sentiasa fokus dan memberikan perhatian.
Pencerap hendaklah fokus terhadap proses menyampai maklumat yang sedang berlangsung. Jika anda berhasrat untuk melakukan pencerapan terhadap rakan yang sedang menyampaikan ceramah kerjaya, maka tumpukan kepada ceramah dan sentiasa fokus atau melakukan aktiviti sampingan lain, walaupun mesej yang hendak disampaikan itu bukan ditujukan kepada pencerap.

(c) Berfikirlah secara kritis.
Penekanan terhadap aspek memberikan perhatian semata-mata bukanlah penentu utama kita membuat penilaian ini. Berfikir secara kritis penting bagi menghasilkan pencerapan yang bermutu dan menyakinkan. Gunakan kecekapan berfikir dengan sepenuhnya semasa proses menyaring maklumat yang diperlukan sebelum membuat keputusan.

(e) Meletakkan diri dalam situasi orang dicerap.
Pencerap yang tulen sepatutnya boleh meletakkan dirinya pada sudut pandangan orang yang dicerapnya dan mampu merasai perasaan dan fikiran orang itu.

(d) Mendahulukan maklumat utama.
Idea dan maklumat yang diperoleh semasa proses mencerap tidak semuanya sesuai diketengahkan. Utamakan maklumat utama kemudian disokong beberapa maklumat sampingan

Nota Literasi BM - Kesediaan Membaca

2.3 Kesediaan Membaca

Kesediaan membaca murid-murid berkait secara langsung dengan pendidikan literasi. Kesediaan membaca bermaksud kemampuan seseorang murid untuk membaca adalah merujuk kepada kesediaan mereka untuk menerima pengajaran dan pembelajaran dari segi mental, emosi dan fizikal. Ini melibatkan pelbagai aktiviti sebelum sesuatu peringkat bacaan dimulakan, termasuklah proses mendirikan asas, mengukuhkan asas mahupun peringkat-peringkat lain yang lebih tinggi. Umumnya bagi seorang murid yang tidak pernah didedahkan dengan apa jua aktiviti bacaan, bermakna kesediaan membaca yang akan dilalui mereka merangkumi kebolehan fizikal, emosi dan mentalnya.
Dari segi fizikalnya, kemampuan kanak-kanak boleh dilihat dari tiga sudut, iaitu keupayaan alat-alat sebutannya (artikulasi) menghasilkan bunyi-bunyi yang akan diajarkan, keupayaan matanya mengecam bentuk dan keupayaan pendengarannya mengecam pelbagai bunyi-bunyi. Manakala dari segi emosi pula, kemampuan seseorang murid dapat dilihat dari dua aspek, iaitu minatnya terhadap bahan-bahan bacaan berkenaan. Ini termasuk kemampuan kanak-kanak boleh bermain dengan bahan bacaan, dapat membelek-belek bahan bacaan berkenaan, tertarik dengan bahan bacaan serta pengaruh rakan-rakan yang minat membaca. Kedua, minatnya untuk mendengar bahan bacaan terutama dalam bentuk cerita. Dari segi mental pula, kemampuan seorang kanak-kanak dapat dilihat dari dua aspek berikut, iaitu keupayaannya mengingat kembali maklumat yang didengar dan kebolehan mengeluarkan maklumat yang telah diketahuinya.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kesediaan membaca seseorang kanak-kanak ialah keadaan fizikal, pengalaman dan persekitaran, emosi dan motivasi serta kecerdasan dan perkembangan kognitif. Dari segi fizikal, kemampuan kanak-kanak dilihat dari sudut keupayaan alat-alat sebutannya menghasilkan bunyi-bunyi yang diajarkan, keupayaan matanya mengecam bentuk dan keupayaan pendengarannya mengecam bunyi-bunyi. Dari segi emosi, kemampuan kanak-kanak dilihat dari segi minatnya terhadap bahan-bahan bacaan dan minatnya untuk mendengar bacaan terutamanya bahan cerita. Dari segi mental pula, kemampuan kanak-kanak dilihat dari segi keupayaannya mengingat apa yang telah diberitahu dan kebolehannya menyatakan semula apa jua yang telah diketahuinya.
Kesimpulannya, untuk membolehkan kanak-kanak menguasai peringkat kesediaan membaca ini, anda sebagai guru hendaklah membimbing kanak-kanak menguasai pelbagai kemahiran lain yang akan membantu mereka mencapai kemahiran membaca dengan lebih mudah. Kajian menunjukkan kanak-kanak bersedia membaca seawal umur empat tahun. Selain faktor fizikal, emosi dan mental, faktor persekitaran amat mempengaruhi kesediaan kanak-kanak membaca. Sebagai contoh, kanak-kanak yang terdedah dengan pelbagai jenis bahan bacaan sejak lahir, sentiasa melihat orang di sekeliling membaca dan ada pula orang yang membacakan buku cerita untuknya akan lebih cepat bersedia membaca berbanding dengan kanak-kanak seusianya yang tidak mendapat peluang yang sama.

2.4 Faktor yang Mempengaruhi Kesediaan Membaca

1 Keadaan fizikal
(a) Mata yang sempurna dan penglihatan yang baik.
(b) Telinga yang sempurna dan pendengaran yang jelas.
(c) Keadaan alat pertuturan yang sempurna.
(d) Dari segi jantina, kanak-kanak perempuan lebih cepat menguasai kemahiran
membaca.
(e) Kemampuan urat saraf dan otot yang sempurna terutama mata dan tangan.
(f) Pertumbuhan fizikal dan kesihatan secara yang sempurna.

2 Pengaruh pengalaman dan persekitaran
(a) Mempunyai pengalaman asas bacaan peringkat awal.
(b) Faktor persekitaran yang memberikan pelbagai motivasi.

3 Kecerdasan dan perkembangan kognitif
(a) Murid-murid dilahirkan dalam keadaan kecerdasan dan perkembangan kognitif
yang stabil dan sempurna.
(b) Proses perkembangan otak yang normal.

4 Daya diskriminasi (pengamatan)
Murid mempunyai pengamatan pendengaran dan penglihatan yang baik dan tidak
terganggu.

5 Penguasaan bahasa
Murid menguasai bahasa kerana bahasa merupakan alat berfikir dan melahirkan
kehendak, rasa dan cita rasa.

Nota BM Kontekstual - Elemen dalam kemahiran menyampai

Elemen dalam kemahiran menyampaikan
Menguasai kemahiran menyampai penting kepada setiap orang. Kini anggapan yang menyatakan kehebatan dan keupayaan individu tertentu menyampaikan maklumat secara berkesan sebagai bakat semula jadi boleh dipertikaikan. Malah ada juga yang berpendapat sebagai kelebihan diri yang dianugerah tuhan atau diwarisi dari ibu bapa. Sebenarnya kemahiran menyampai maklumat secara berkesan boleh dipelajari dan dimiliki oleh semua orang jika ada minat.
Apabila kita membicarakan kemahiran menyampaikan maklumat, sebenarnya ada lima elemen penting yang perlu diambil kira iaitu penggunaan pelbagai jenis ragam bahasa, penyampaian buah fikiran yang tersusun dan bersistematik, pengetahuan tatabahasa yang baik, penguasaan pelbagai gaya menyampai dan penguasaan pelbagai bentuk penulisan. Menurut Nuraini Yusoff et al. (2005) yang memetik pendapat Aristotle telah menyenaraikan lima elemen iaitu reka cipta, susunan, gaya, ingatan dan penyampaian.

1.3.1 Reka Cipta

Reka cipta merujuk kepada satu proses penggabungan kesemua bahan dalam sesebuah pengucapan seperti elemen idea, perdebatan dan bukti yang menunjukkan sesuatu kes yang diperkatakan sama ada menyokong atau menentang. Proses yang dimaksudkan ini adalah merujuk kepada dua sudut yang berbeza, iaitu dari sudut teori dan dari sudut praktikal. Dari segi teori, reka cipta dikatakan berlaku apabila suatu kajian itu diperdebatkan dan disertakan dengan bukti yang berjaya diperoleh dan dicari. Manakala dari segi praktikalnya berlaku apabila reka cipta mengalami proses pengeluaran idea yang mantap dan baik untuk digunakan oleh pengucap ketika menyampaikan ucapan atau semasa berbahas.

1.3.2 Susunan

Cetusan idea yang tersusun dalam satu-satu teks ucapan itu akan menggambarkan imej seorang pengucap sama ada berada dalam keadaan bersedia untuk berucap atau sebaliknya. Nuraini Yusoff et al. (2005) mendefinisikan susunan sebagai satu proses yang melibatkan susunan dalam teks pengucapan. Terdapat pelbagai cara yang boleh digunakan dalam proses penyusunan sesebuah teks untuk menyampaikan sesuatu maklumat, seperti persediaan menyediakan latar belakang sesebuah tajuk dengan maklumat yang terperinci, menyata dan membuktikan kajian atau idea dengan fakta dan bukti yang tepat, mengambil kira dan pengetahui keseluruhan kajian serta membuat satu kesimpulan yang boleh dijadikan panduan. Susunan yang baik mampu melahirkan teks yang dapat menarik minat pendengar atau khalayak.

1.3.3 Gaya

Gaya merujuk kepada kebijaksanaan memilih dan menyusun ayat dengan efektif. Kebijaksanaan menggunakan gaya membolehkan proses penyusunan idea menjadi lebih jelas, menarik dan sesuai dengan situasi yang dilalui. Kemampuan mengolah teks dan penguasaan yang baik dalam aspek bahasa akan membantu seseorang untuk menyampaikan maklumat dengan baik dan menyakinkan. Setiap dalam kalangan kita sebenarnya mempunyai gaya penyampaian yang berbeza-beza. Oleh itu, tiada satu peraturan yang ditetapkan dalam penentuan dan penyampaian gaya seseorang. Ia banyak bergantung kepada apa yang dicadangkan serta dijadikan petunjuk dan idea sahaja.

1.3.4 Ingatan

Sebelum manusia mahir dalam penulisan dan pembacaan, ingatan digunakan untuk mengingati segala ilmu terdahulu dari turun-temurun secara lisan. Perkara ini jelas menunjukkan bahawa daya ingatan digunakan untuk menceritakan semua perkara yang berlaku. Ingatan ialah kemampuan seseorang dalam mengingat setiap perkara yang ingin diperkatakan ketika dalam pengucapan. Ingatan dalam sebuah pengucapan bermula ketika seorang pengucap itu berucap dengan menyusun kesemua bahan dan idea. Kecanggihan teknologi telah mendorong penciptaan pelbagai alatan elektronik untuk membantu proses ingatan. Umpamanya penggunaan Microsoft Powerpoint dalam pembentangan sesuatu kertas kerja bukan sahaja dapat membantu pengucap menerangkan sesuatu perkara dengan lebih berkesan, malah pendengar boleh melihat pelbagai catatan melalui slide yang ditayangkan.

1.3.5 Penyampaian

Penyampaian penting dalam semua bentuk pengucapan awam. Gaya penyampaian yang kurang menarik akan menyebabkan sesuatu tajuk besar yang hendak disampaikan menjadi hambar dan kurang berkesan. Pengucap yang baik mestilah mengetahui cara penyampaian yang betul supaya apa yang ingin disampaikan kepada khalayak dapat mempengaruhi mereka. Latihan yang kerap boleh membantu seseorang pengucap menyampaikan hujahnya dengan baik dan yakin.

Nota BM Kontekstual - Kemahiran Menyampai

Konsep Menyampaikan Maklumat
Apabila kita memperkatakan tentang konsep menyampaikan maklumat, pada waktu sama kita sebenarnya tidak boleh lari daripada membicarakan tentang konsep komunikasi. Noresah Baharum et al. (2000) mentakrifkan ‘menyampaikan’ sebagai membawa dan menyerahkan, mengirimkan, memberikan atau mengunjukkan kepada. Manakala maklumat bermaksud makluman, pemberitahuan dan pengumuman.
Konsep 4M seperti yang dikemukakan oleh Eddy Rosyadie (2007) untuk pengucapan awam sesuai untuk diaplikasikan ke dalam konsep penyampaian maklumat yang berkesan. 4M tersebut ialah memahami, menghayati, menghafal dan melafaz. ‘Memahami’ adalah merujuk kepada tahap ‘faham’ pengucap tentang topik yang hendak disampaikan, manakala ‘menghayati’ merujuk kepada tahap penghayatan topik dengan penuh emosi. ‘Menghafal’ pula berkait rapat dengaan ketajaman fikiran dan kelancaran pengucap. Akhir sekali ‘melafaz’ bermaksud mengeluarkankan perkataan-perkataan dengan penuh yakin.
Justeru itu menyampaikan maklumat bermaksud proses memindah pelbagai bentuk berita, pengumuman atau makluman daripada pemberi maklumat kepada pihak kedua, iaitu penerima maklumat secara lisan atau bertulis. Pemberi maklumat perlu memahami topik yang hendak disampaikan, menghayati, menghafal seterusnya melafazkan perkataan yang hendak disampaikan dengan yakin. Terbahagi kepada dua jenis iaitu penyampaian maklumat secara lisan, dan penyampaian maklumat secara bertulis.

1.1.1 Menyampai maklumat secara lisan
Menyampaikan maklumat secara lisan melibatkan dua proses iaitu bertutur dan mendengar. Kamarudin Husin (1999) mentakrifkan lisan sebagai percakapan atau pertuturan iaitu satu kegiatan melahirkan bahasa melalui suara atau sebutan. Manakala proses mendengar pula dibahagikan kepada empat peringkat, iaitu mendengar deretan bunyi bahasa, memahami bunyi tersebut, menilai bunyi, dan bertindak terhadap bunyi. Justeru, menyampaikan maklumat secara lisan bermaksud melahirkan pengucapan atau idea melalui mulut dalam bentuk suara mengandungi perkataan yang ditutur terus kepada penerima maklumat atau khalayak menerusi pendengaran.

1.1.2 Menyampai maklumat secara bertulis
Menyampai maklumat secara bertulis bermaksud idea yang terjana dalam minda, ditulis secara sistematik dalam bentuk huruf dan menggunakan kemahiran bacaan untuk tujuan memahami mesej yang ingin diketengahkan. Berlaku tanpa menggunakan sebarang perkataan yang ditutur secara lisan dan mempunyai kandungan yang boleh menunjukkan maksud yang tersirat. Antaranya surat, memo, akhbar, e-mail dan pekeliling.


1.2 Cara Penyampaian Maklumat Secara Lisan
Terdapat sepuluh cara menyampaikan maklumat yang berkesan secara lisan, iaitu pengumuman, pembentangan kertas kerja, pengacaraan majlis, pembentangan laporan, pengucapan awam, pidato, ucapan, syarahan, taklimat, dan ceramah. Kesemuanya cara penyampaian maklumat secara lisan ini akan diterangkan berdasarkan bab-bab tertentu beserta contoh untuk tujuan pemahanan. Walau bagaimanapun di bawah ini dijelaskan secara ringkas takrif kesemua cara-cara menyampaikan maklumat secara lisan seperti yang dinyatakan.

1.2.1 Pengumuman
Menyampaikan pengumuman ialah satu proses menyalurkan pemberitahuan atau makluman kepada orang ramai sama ada secara lisan atau tulisan yang dibuat melalui media cetak atau media elektronik.

1.2.2 Pembentangan kertas kerja
Merujuk kepada individu yang mempersembahkan kertas kerja untuk sesuatu program atau seminar yang dijalankan. Seorang pembentang boleh memilih membaca kertas kerja yang dibentangkan sekiranya kertas kerja tersebut memerlukan penelitian setiap ahli yang hadir. Setiap kertas kerja yang memerlukan penelitian sepatutnya telah diserahkan lebih awal untuk dibaca oleh ahli mesyauarat. Dan pembentangan yang baik biasanya memerlukan pembentang menyediakan alat bantu bagi membolehkan setiap ahli mengikuti hujah yang disampaikan.

1.2.3 Pengacaraan majlis
Pengacaraan majlis merujuk kepada keadaan di mana seorang individu yang ditugaskan untuk mengendalikan perjalanan acara-acara dalam sesuatu majlis, persembahan atau pertunjukan. Pengacara juga disebut juruacara yang merujuk kepada orang yang memimpin sesuatu majlis. Majlis pula ialah perjumpaan yang mengumpulkan orang ramai sama ada bersifat keramaian mahupun sambutan yang diadakan untuk sesuatu tujuan. Dua perkataan tersebut digabungkan menjadi kata majmuk yang membentuk ’pengacara majlis’.

1.2.4 Pembentangan laporan
Pembentangan laporan dikendalikan oleh seorang yang ditugaskan untuk menyampaikan maklumat, melaporkan penemuan, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara untuk pembaca tertentu atau yang berkenaan. Perkara yang dilaporkan itu boleh berbentuk laporan penemuan baharu, kemukakan idea dan kadangkala membuat cadangan, syor tentang sesuatu perkara.

1.2.5 Pengucapan awam
Menyampaikan taklimat bermaksud proses menghantar mesej oleh seorang pengirim kepada sekumpulan pendengar atau khalayak. Pengucapan awam yang berkesan berlaku apabila wujudnya proses perpindahan idea dan perasaan daripada pengucap kepada pendengarnya. Kebolehan berkomunikasi seperti ini merupakan satu kelebihan dan kekuatan kepada pemiliknya kerana berkeupayaan mempengaruhi pemikiran dan tingkahlaku pendengar ke satu arah yang dihasratkan oleh pengucap.

1.2.6 Berpidato
Berpidato adalah aktiviti menyampaikan ucapan dengan susunan kata yang baik oleh seorang individu yang berwibawa kepada sekumpulan khalayak. Pidato yang baik dapat memberikan suatu kesan positif kepada orang yang mendengar pidato tersebut . Pidato disampaikan secara individu kepada khalayak bagi meyakinkan khalayak berkenaan sesuatu tajuk. Pidato disampaikan secara sehala dalam satu masa yang ditetapkan.

1.2.7 Ucapan
Menyampaikan ucapan merupakan aktiviti berucap, dilakukan oleh seorang individu yang diyakini kebolehannya dan telah diberikan mandat. Ucapan yang disampaikan akan melibatkan proses penglahiran idea secara lisan yang diujarkan berdasarkan tema atau agenda sesuatu majlis. Dalam hal ini tugas pengucap lebih bersifat individu kepada khalayak.

1.2.8 Syarahan
Menyampaikan syarahan ialah satu proses membicarakan sesuatu topik oleh orang yang diyakini dan berpengetahuan secara lisan kepada sekumpulan khalayak. Syarahan yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik dan sosial.

1.2.9 Taklimat [
Menyampaikan taklimat bermaksud proses memberikan penerangan atau arahan yang perlu secara ringkas tentang sesuatu perkara kepada sekumpulan khalayak oleh orang yang diberi tanggung jawab serta diyakini.

1.2.10 Menyampaikan ceramah
Merupakan aktiviti berceramah oleh individu yang mahir bukan sahaja subjek yang diperkatakan tetapi juga perlu mahir dalam aspek penyampaian. Ceramah yang disampaikan merangkumi pelbagai topik seperti ekonomi, politik, dan sosial.